面接を断るときはどうすればいい?面接辞退メールの書き方、注意点を解説!

就職活動, 面接対策
2022.06.23
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「面接を辞退したいけれど、連絡するのが気が重い」「どうやって面接辞退の連絡をしたらいいのかわからない」
面接を辞退しなければならないとき、困ってしまう就活生の方もいるかと思います。

本記事では、面接辞退のマナー、面接辞退をするときの注意点、面接辞退メールの書き方について解説します。

面接辞退の方法を一通り知っておけば、いざ辞退をしなければならない状況になっても落ち着いて対処できます。

面接辞退についてお悩みの方は参考にしてください。

面接辞退する際のマナー

就職活動をしていると、面接を辞退しなければならない場面も出てくることがあります。

ここでは面接を辞退する際のマナーについて説明します。

可能な限り早く連絡する

面接辞退をするときは、可能な限り早く連絡をしましょう。

企業は、複数の就活生の面接を計画しており、予定調整のためにも、面接の必要がなくなった場合にはなるべく早く知りたいと思っています。

面接を辞退することを企業に対して申し訳ないと思って面接辞退連絡を先送りにしてしまう人がいますが、これは良くありません。

面接の当日に近くなって連絡すると、セッティングが全て無駄になり、担当者の時間も無駄になってしまうおそれがあります。

面接辞退は、複数の企業を並行して受けなければならない新卒就職ではどうしても起きてしまうことで、企業側も仕方のないことと考えています。

選考の機会を準備してくれていた企業に敬意を示すのであればなおさら、辞退は可能な限り早くすることです。

無断辞退は絶対NG

 企業に多大な迷惑をかけるため無断辞退は言語道断

面接を辞退する場合、面接に行けない場合に連絡をするのは、最低限のマナーです。

無断辞退をしてしまうと、その就活生の面接のために企業がした準備が無駄になってしまいます。

企業は何人もの就活生の面接の段取りを組んでおり、誰かが想定外の行動を取ると、管理上の負担が大幅に上がります。

また、急病や不測の事故で面接会場まで来れないのではないかなどといった不要な心配をさせてしまう恐れもあります。

このように、無断辞退は多大な迷惑をかけ、就活生の信用を決定的に損なう行為です。

無断辞退は絶対にしないようにしましょう。

 面接予約しないで辞退したい場合も連絡をする

まだ面接予約をしていない段階で、面接辞退をしたい場合も、面接予約をしないまま音信不通と言うのは失礼に当たります。

企業側も、就活生が面接予約をし忘れているのか、何らかの事情で面接予約ができない状況なのか、面接をする意思がないのかわかりません。

面接予約前に辞退をしたい場合にも、必ず連絡をしましょう。

面接辞退を迷う場合は慎重に検討する

面談辞退を一度してしまったら、撤回できません

面接辞退に迷う場合は、本当に面接辞退をしていいのか、慎重に検討するようにしましょう。

なぜ面接辞退をしたいのか、他社の選考が進まなかった場合に後悔しないか、他の選考との兼ね合いで辞退を迷う場合は辞退せず両方受ける方法はないかなど検討し、さまざまなケースを想定した上で決断してください。

【辛口コメント】
面接辞退をすること自体は、入社意思の変化であっても他社選考との兼ね合いであってもやむを得ないことです。

面接辞退を先延ばしにしてしまう、連絡なしで面接に行かないというのは、企業に迷惑なのはもちろん、社会人として非常に問題のある対処方法です。

言いにくいことこそ早めに連絡することが、責任ある社会人としての第一歩と言えます。

面接辞退はメールと電話どちらが良い?

面接辞退をするには、メールと電話のどちらが良いのでしょうか。

メールで連絡した方が良い場合、電話で連絡した方が良い場合についてそれぞれ説明します。

緊急の場合以外はメールで面接辞退の連絡をする

面談辞退の連絡手段は、緊急度で決めましょう。

メールは、ある程度担当者のタイミングで確認できるのに対し、電話は、かける方のタイミングで行われるため、電話を受ける側の仕事を止めることになってしまいます。

緊急の場合以外は、面接辞退の連絡はメールで行うようにしましょう

面接前日までであればメールで連絡し、面接当日の場合は、メール確認が間に合わなくなる可能性を考え電話とメール両方で連絡をすると良いでしょう。

メールを送る時間帯

メールの場合は、担当者のタイミングで確認してもらうことはある程度可能ですが、深夜に送るのは避けましょう

すぐに確認できるように、企業の営業時間内に送るようにしましょう。

面接辞退の場合は、次の面接が迫っており1日でも早く連絡したほうがいい場合もあります。

営業時間後の夜にメールをするときは、「夜分に申し訳ございません。

と一言入れるようにすると良いでしょう。

電話で面接辞退する場合

電話で面接辞退をする場合は、面接当日であることが多いかと思います。

連絡は極力早いほうが良いですが、早朝に電話をしても電話に出られない可能性も高く、出られても負担が大きいので営業時間が始まってから電話をします。

営業時間内の午前中、なるべく早い時間に連絡をするようにしましょう。

担当者がいない場合には、伝言をしてもらい、電話を受けた方の名前を聞いておきましょう。

【辛口コメント】
連絡が直前になるほど、企業に負担がかかることは事実ですが、状況によっては直前に面接辞退をしなければならないこともあります。

辞退の連絡は、担当者が確認しやすい時間帯・形式で行うこと、要点がすぐわかるように話をまとめておくこと、時間を作ってもらったのに辞退となってしまったことへの謝罪を添えることに注意しましょう。

面接辞退/選考辞退メールの書き方

面接したいメールの書き方を、項目ごとに説明します。

件名

件名は、一目で内容がわかるようなものにしましょう。

本文を読まなくても、メールの目的が分かるような件名にしておくと、混乱を防げます。

たとえば、面接辞退のときに「〇日の面談について」といったタイトルにしてしまうと、件名だけでは何を言いたいかわかりません。

「〇日の面談辞退のご連絡」などとしましょう。

件名には、要件、大学名、名前を順に書きます。

企業は多くの就活生と連絡を取っているため、見逃しを防ぐために件名にも大学名と名前を入れておきましょう。

件名が長いと読みにくいため、25文字程度にできると良いでしょう。

宛名

宛名は、会社名、部署名、役職名、名前を記載します。

会社名を略したり、株式会社を(株)などと略したりしないで記載しましょう。

宛名を個人名にする場合は、名前の後に様をつけます。

採用担当者名がわからない場合や、部署やチーム全体にメールをする場合は、部署名の後に御中とつけます。

本文

面接辞退メールの本文は、長くならないように、簡潔に書くようにしましょう。

まず、いつ面接をした誰なのかを冒頭で名乗ります。

それから、面接を辞退する旨を記載し、お詫びの言葉を添える構成にすると良いでしょう。

面接の辞退理由については、簡潔に記載するようにします。

面接辞退メールでは、面談を辞退することがスムーズに伝わることが最も大切なので、個人の事情について長々書く必要はありません

「一身上の理由」「体調不良のため」など一言で書くことでも問題ありません。

締め

本題を記載したら、最後に締めの言葉を記載します。

締めの言葉は、メールの目的や状況によって使い分けましょう。

お願いのメールであったり、連絡が今後も続くような内容であれば、「何卒宜しくお願い致します。」などで締めますが、面接辞退のメールの場合は、一旦こちらからの連絡がそこで終わる形になるため、「貴社のご発展を祈念しております」といった内容で締めると良いでしょう。

【辛口コメント】
面談辞退をしたらもう関わりがなくなるからと連絡をなおざりにしてはいけません。

メールを作ったら宛先、件名、本文が適切か見直しをしてメールを送りましょう。

面接辞退/選考辞退メールの例文〈新卒向け〉

面接辞退メールの例文を、シチュエーション別に紹介します。

一身上の都合

件名:〇月〇日面談辞退のご連絡 〇〇大学 〇〇 〇〇

〇〇株式会社
人事部 採用担当
〇〇様

◯月◯日◯時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。

誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

お忙しいところ大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、
このような結果となり、誠に申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
〇〇 〇〇(名前)
電話番号
メールアドレス
郵便番号・住所

他社から内定が出た

〇〇株式会社
人事部 採用担当
〇〇様

件名:〇月〇日面談辞退のご連絡 〇〇大学 〇〇 〇〇

◯月◯日◯時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。

この度、他社からの内定をいただき、検討の結果、そちらに入社する決心をいたしました。

そのため、誠に勝手ながら、予定していた面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

お忙しいところ大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、
このような結果となり、誠に申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
〇〇 〇〇(名前)
電話番号
メールアドレス
郵便番号・住所

面接後、結果待ち中の辞退

件名:〇月〇日面談辞退のご連絡 〇〇大学 〇〇 〇〇

〇〇株式会社
人事部 採用担当
〇〇様

〇月〇日に〇次面接でお時間をいただきました〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。

誠に申し訳ございませんが、一身上の理由により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

お忙しいところ貴重なお時間を頂いたにもかかわらず、申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
〇〇 〇〇(名前)
電話番号
メールアドレス
郵便番号・住所

応募辞退

件名:〇月〇日面談辞退のご連絡 〇〇大学 〇〇 〇〇

〇〇株式会社
人事部 採用担当
〇〇様

先日メールにて、選考書類をお送りいたしました〇〇と申します。

誠に申し訳ございませんが、一身上の理由により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

選考のお時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
〇〇 〇〇(名前)
電話番号
メールアドレス
郵便番号・住所

【辛口コメント】
企業は採用のために、多くのコスト、人員を割いています。

面接辞退はやむを得ないことではありますが、選考のために時間を割いてくれたことへの感謝とお詫びの言葉を添えて連絡をしましょう。

まとめ

本記事では、面接辞退のマナー、面接辞退をするときの注意点、面接辞退メールの書き方について解説しました。

面接辞退をするときは、企業に迷惑がかからないように早めに連絡をすることが大切です。

先行で時間を割いてくれた企業に対する敬意と感謝の気持ちを忘れずに、なるべく先方の負担にならない方法で辞退の連絡をしましょう。

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