【例文紹介】面接日程メールはどう返信すべき?基本ルールや注意点を解説

面接対策
2022.06.28
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面接日程メールをどのように作成すべきか悩む就活生も多いのではないでしょうか?

面接日程メールにはいくつかのルールが存在し、このルールを守れていないと評価が低くなってしまう可能性があります。

特に、面接日程メールを初めて作成するという方は、最初に基本ルールを理解することが大切です。

今回の記事では、面接日程メールの基本ルールや注意点を解説します。

この記事を読むことで、ビジネスマナーを意識したメールを作成できるようになるので、ぜひ確認してみてください。

面接日程メールはどう返信すべき?

面接日程メールはどう返信すべきなのでしょうか?

面接日程メールを作成する際は、いくつかのルールを守ることが大切です。

そのためには複数候補日を提案したり、署名を入れたりなど、基本的な事項を理解しておく必要があります。

こういったビジネスマナーを守れていないと、「取引先に失礼な態度をとってしまうのでは?」と入社後の心配をされてしまいます。

場合によっては採用結果に影響する可能性もあるので、ルールを守ることが重要なのです。

それでは、面接日程メールを作成する際の基本的なルールを確認していきましょう。

面接日程メールの基本ルール

ここでは、面接日程メールの基本ルールを解説します。

早めに返信する

面接日程についての確認メールを受信したら、なるべく早く返信するようにしましょう。

基本的にビジネスシーンではスピーディーなリプライが求められます。

早く返信をしないと相手を待たせてしまい、作業を遅らせてしまう可能性があるためです。

場合によっては、返信を待っている間に、採用担当者の都合が悪くなってしまい、再度やり取りをする必要が生じます。

マイナスなイメージを持たれないためにも、早く返信することを心がけましょう。

複数候補日を提案する

基本的に面接日程に関するメールを送信する際は、複数候補日を提案することが大切です。

1つのみの提案だと、スケジュールが合わなかった場合に何度もやり取りをする手間が生じます。

そのような手間を省くためにも、あらかじめ複数の日程を提示する必要があります。

また、複数候補日を提案することで、相手にとって都合の良い時間帯を選んでもらえます。

忙しい採用担当者のことを考慮した上で、面接日程メールを作成しましょう。

候補日が合わない場合は打診する

採用担当者がメールであらかじめ候補日を指定している場合でも、スケジュールの都合が合わないことがあります。

そのような場合は、就活生側から新たに候補日を提案するようにしましょう。

「候補いただいた日程では都合をつけられません。」といった内容だけで返信してしまうと、メールでのやり取りが増えてしまう可能性があります。

なお、先述した通り、候補日を提案する際は複数の日程を提示することが大切です。

また、採用担当者が忙しくない時間帯を狙って、面接日の希望を出すとよいでしょう。

お礼する

面接日程メール以外のメールを送信する場合もですが、お礼をしっかり伝えましょう。

お礼が言えると言えないでは、相手に与える印象が大きく変わってきます。

お礼を言うことで、ビジネスマナーがあることや、リスペクトする気持ちがあることを伝えることができます。

まず連絡していただいたことに感謝することが重要です。

「ご連絡いただき誠にありがとうございます。」と文章を加えるとよいでしょう。

また、メールの最後は「何卒よろしくお願い申し上げます。」という挨拶で占めるとよいでしょう。

署名を入れる

採用担当者とやり取りをするメールには、署名を入れることをおすすめします。

採用担当者は就活生の基本情報を調べる手間を省くことができますし、ビジネスマナーを理解していることをアピールできるためです。

ビジネスのメールでは、署名を記載することが求められます。

基本的に署名には名前、メールアドレス、携帯電話番号を記載します。

なお、信頼を損なわないためにも署名の情報が間違っていないか入念に確認しましょう。

件名はそのままにする

相手から面接について連絡がきたら、件名はそのままにして返信しましょう。

件名はメールの内容を要約したものです。

採用担当者はメールを作成する際に、相手と自分にとってわかりやすい件名を設定しています。

返信をすると「Re:」がついてしまいますが、返信メールであることが伝わるので、1〜2つ程度は残してメールを送信するとよいでしょう。

自分からメールを送信する場合は、「面接日程のご調整につきまして」など一目瞭然で内容がわかる件名をつけましょう。

なお、名前を添えるとよりわかりやすいです。

【例文】面接日程メールはどう書くべき?

面接日程メールはどのように書くべきなのでしょうか?ここでは、ケースごとに例文を紹介します。

自分から提案する場合

件名:面接日程のご調整につきまして(名前)

株式会社〇〇
人事部 ◆◆さま

お世話になっております。

ご連絡いただき誠にありがとうございます。

面接の希望日程を下記に記載いたします。

●月●日(月)終日
●月●日(火)15時〜17時
●月●日(水)終日

ご都合はいかがでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————
名前〜
住所〜
電話番号〜
メールアドレス〜
———————————

会社のメールに返信する場合

件名:Re:面接のご案内

株式会社〇〇
人事部 ◆◆さま

お世話になっております。

ご連絡いただき誠にありがとうございます。

面接日程に関してですが、下記のスケジュールでお願いできましたら幸いです。

●月●日(月)14時

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————
名前〜
住所〜
電話番号〜
メールアドレス〜
———————————

※送られてきたメールの本文は残す

候補日が合わない場合

件名:Re:面接のご案内

株式会社〇〇
人事部 ◆◆さま

お世話になっております。

面接日程のご連絡いただき誠にありがとうございます。

大変申し訳ありませんが、ご提示いただきました日程は予定が入っており、差し支えなければ日程変更をお願いできますでしょうか。

●月●日(月)終日
●月●日(火)15時〜17時
●月●日(水)終日

こちらの都合で大変恐縮ではありますが、ご確認・ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————
名前〜
住所〜
電話番号〜
メールアドレス〜
———————————

面接日程メールを返信する際の注意点

先ほど、面接日程メールを作成する際はいくつかのルールを守ることが重要と説明しました。

それでは、具体的にどのようなポイントに注意すればいいのでしょうか?

・送られてきた本文を残して返信する
・件名を変えない
・署名を記載する
・挨拶する
・会社名、部署、フルネームを忘れない
・丁寧な言葉遣いを心がける

上記のような注意点を意識することで、ビジネスマナーに則ったメールを送信できます。

さらに、採用担当者に対してもしっかりとした印象を与えることができます。

まとめ

今回の記事では、担当者に送るメールを作成している就活生に向けて、面接日程メールの基本ルールや注意点を解説しました。

就職活動を行っていると、採用担当者とメールのやり取りをする機会が増えます。

相手に手間を取らせないためにも、やり取りを最小限にできるようなメールを意識することが重要です。

複数候補日を提案する、候補日が合わない場合は打診するなどの基本ルールを守りましょう。

また、相手を待たせないためにもなるべく早くメールを送信することを意識しましょう。

本文だけでなく、件名や署名、宛名などの細かい部分も注意することが大切です。

ビジネスマナーを守って、採用担当者からの評価を下げないようにしましょう

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