就活で折り返し電話をかける際のマナーとは?注意点を知っておこう

就活準備, 内定後
2022.06.28
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投稿したユーザー : agentgate

就職活動中には企業の担当者と電話でやり取りをすることが増えます。

時には電話に出られずに、折り返し電話をすることもあります。

そのような場合は、ただ折り返し電話をかけるのではなく、相手に失礼のないように事前に準備することをおすすめします。

また、時間帯によっても対応方法が異なりますし、相手が不在の場合も適切な対応を取ることが求められます。

あらゆるケースに対応できるように折り返し電話に関するマナーを把握することが大切です。

今回の記事では、就活における折り返し電話の基本マナーを解説します。

就活の電話に出られなかったらどうする?

就職活動を行っていると、企業から電話がかかってくることがあります。

しかし、授業やアルバイトなどで電話に出られなかったという就活生も少なくありません。

企業からかかってきた電話に対しては、基本的に折り返し電話をする必要があります。

後から送られたメールで折り返し不要と指示がある場合などを除いては、留守電をそのままにするのではなく、折り返し電話をかけましょう。

ただ、折り返し電話をする際はマナーを守ることが大切です。

また、相手に失礼のないよう事前にしっかりと準備するようにしましょう。

就活で折り返し電話をかけるための準備

就活で折り返し電話をする際は、電話中に慌てることのないように、事前に準備することをおすすめします。

留守電の内容をしっかりと確認する

まずは留守電に残っているメッセージをしっかりと確認しましょう。

企業の採用担当者はどのような要件で電話をかけたかメッセージを残していることが多いです。

事前に要件についてわかっていれば、スムーズに回答することができますし、落ち着いてわかりやすく説明できます。

また、留守電の中には電話ではなく、メールで返信するように指示がある可能性もあります。

そのような場合に折り返し電話をかけてしまうと迷惑になってしまうため注意が必要です。

企業に電話をかける前に、必ず留守電の内容を聞くようにしましょう。

筆記用具やメモ帳を用意する

折り返し電話をかける前に、筆記用具やメモ帳を用意しておきましょう。

電話の最中にバタバタとペンやメモを用意していると、焦ってしまったり、聞き損ねてしまったりする可能性があります。

ペンやメモを目の前に用意しておきましょう。

準備万端で電話をかけたいという方は、ペンを持った状態で電話をかけることをおすすめします。

面接の日程や時間、持ち物など、重要なポイントをしっかりとメモに残しておくことが重要です。

企業名・担当者名をメモしておく

折り返し電話をかける前に準備しておくべきこととしては、企業名・担当者名をメモしておくことが挙げられます。

企業名や担当者名を間違えてしまうと相手に失礼ですし、ビジネスシーンでも同じようなミスをする可能性があると疑われてしまいます。

また、電話を取り次いでもらう際に、すぐに名前が出てこないと、忙しい社員の方を待たせてしまうことになります。

そのような事態を防ぐためにも、企業名・担当者名を見えるところにメモしておき、そのメモ書きを見ながら電話をかけることをおすすめします。

就活で折り返し電話をかける際のポイント

ここでは、就活で折り返し電話をかける際のポイントを紹介します。

注意点をしっかりと留意して相手に失礼のないように電話をかけましょう。

静かな場所を確保する

折り返し電話をかける前に、静かな場所を確保することが大切です。

周りがガヤガヤとしていたり、声が届きにくかったりすると、大切な要件を聞き取れませんし、相手にも要件がしっかりと伝わらない可能性があります。

例えば、電車を待っている間や人が多いカフェ、大学の食堂など、人で賑わっているところで折り返し電話をかけるのは避けましょう。

自宅や学校の静かな教室など静かな場所を確保し、周りの様子を確認してから電話をかけることをおすすめします。

タイミングを見計らう

採用担当者の忙しくない時間帯を狙って、折り返し電話をかけることが重要です。

忙しい時間帯にかけてしまうと電話に出てもらえる可能性が低くなりますし、折り返し電話に対して再度電話をかけるという無駄な工程が生じることもあります。

例えば、会議が多い月曜日の午前中や、1週間の仕事をまとめる金曜の午後、お昼休み前後など、忙しそうな時間帯を避けるとよいでしょう。

こういったマナーが守れていれば、企業の就活生に対する印象がよくなる可能性があります。

言葉遣いに注意する

折り返し電話に限った話ではありませんが、就活においては言葉遣いに注意する必要があります。

もちろん、ちょっとしたミスは許容範囲ですが、あまりに言葉遣いが乱れていると、ビジネスパーソンとしての素質を疑われてしまいます。

二重敬語やカジュアルすぎる言葉、略語など、ビジネスシーンに合わない言葉遣いは避けることが大切です。

正しい言葉遣いで話せるか不安という方は、他の人に言葉遣いを見てもらい、客観的に自分の話し方を確認することをおすすめします。

就活で折り返し電話をかけるステップ

就活における折り返し電話では、順序を守って話すとスムーズです。

ここでは、就活で折り返し電話をかけるステップを紹介します。

挨拶・名前

電話がつながったら、まず挨拶をして名前を伝えましょう。

挨拶や自己紹介なしにいきなり要件を伝えても、相手は誰からのメッセージかわからず、困惑してしまいます。

「お忙しいところを恐れ入ります。

先ほどお電話いただきました、〇〇大学〇〇学部の△△と申します。」

このように挨拶することで、電話に出た社員は「折り返し電話であること」や、「就活生からの電話であること」を理解できます。

担当者に取り次いでもらう

挨拶をした後は、担当者に取り次いでもらいましょう。

企業の中には受付や人事部全体に電話がつながることがあります。

そういった場合は事前に確認しておいた担当者の名前を伝えて、対応していただけるか確認します。

「先ほどお電話いただきました、〇〇大学〇〇学部の△△と申します。

担当の△△さんはいっらしゃいますか。」

担当者の方が電話に出たら、再度学校名と名前、折り返し電話であることを伝えましょう。

要件をメモする

担当者から要件が伝えられますので、漏れのないようにメモすることをおすすめします。

面接の日程や提出物など、採用活動において重要な要件である可能性があるので、聞き間違いや聞き逃しをしないようにすることが大切です。

また、面接日程や場所などの重要なポイントは復唱して確認するとよいでしょう。

万が一聞き取れなかった部分があった場合は、そのままにするのではなく、聞き直すようにしてください。

担当者が不在の場合

折り返し電話をかけても担当者が不在である可能性があります。

別の面接に対応していたり、休憩に出ていたりすることもあります。

そういった場合は、担当者が戻る時間を聞き、再度その時間に電話をかけましょう。

また、時間がすでに遅い場合は日を改めることと、電話したことを担当者に伝えてもらいましょう。

電話したことを伝えてもらえないと、電話をそのまま放置したと勘違いされてしまいます。

対応してもらった社員に対しては、しっかりとお礼を伝えることが重要です。

気づいたのが遅れた場合

留守電に気づいたのが遅れた場合、電話ではなくメールで連絡を入れるのも一つの手段です。

遅い時間だとすでに会社を退勤している可能性が高いですし、退勤間際の忙しい時間帯に手間を増やしてしまう可能性があります。

メールは相手の都合の良い時間帯に見てもらえるので、電話に対応できなかった場合に有効です。

ただ、担当者のメールアドレスを知らない場合は翌日の午前に電話をかけることをおすすめします。

折り返し電話をかけるまでに時間がかかってしまうと、担当者を不安にさせてしまいます。

まとめ

今回の記事では、就活における折り返し電話のルールについて解説しました。

就活の時期になると企業の担当者と電話でやり取りをすることが増えます。

電話に出られないことは仕方がないので、なるべく早いタイミングで折り返し電話やメールで連絡を入れるとよいでしょう。

電話をかける際は、言葉遣いや挨拶など基本的なマナーを守ることが大切です。

また、重要なポイントを聞き逃さないように、しっかりとメモを取るようにしましょう。

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