【例文付き】面接の日程調整メールの返信方法やマナーを解説

就職活動, 面接対策
2021.11.12
954

投稿したユーザー : agentgate

就活中は、採用担当者とメールや電話でやりとりする機会が増えてきます。

そのなかでも面接の日程調整メールを送る機会が多くなります。

面接日程を決めるためにも必要不可欠なやり取りですが、どのように返信すれば良いのか悩んでしまう就活生も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、面接の日程調整メールの返信方法やマナーを解説していきます。
就活 メール

面接の日程調整メールのマナーは?

面接の日程調整メールで知っておきたいマナーはどういったものなのでしょうか。

詳しく見ていきましょう。

なるべく早く返信する

基本中の基本ですが、なるべく早く返信するのが鉄則です。

感覚としては、「見たらすぐに返信」くらいが正解です。

企業側は、たくさんの就活生と面接日程を組まなくてはいけません。

返事が遅いと面接を組むのが遅くなり、調整に手間がかかってしまいます。

他の面接や授業などの関係ですぐに日程が分からない場合であっても、「〇日までにお返事いたします」というような意思表示をするのがマナーです。

返信をしないで放置するのは、避けましょう。

営業時間内に返信する

なるべく早く返信するのを心がけるだけでなく、相手企業の営業時間内に返信する心配りも忘れずにしましょう。

営業時間外に返信をすることで、企業側に負担をかけてしまう恐れがあるからです。

深夜に返信をしてしまうと「マナーのなっていない学生」「配慮ができていない」と思われてしまいます。

どうしても事情があり夜間に返信せざるを得ない場合は、「夜分遅くに失礼いたします」など、一言添えるようにしましょう。

希望日程の候補は多めに出す

面接の日程調整メールでは、「〇日以降で希望日程を教えてください」といった内容が送られてくるケースが多いです。

この際、「3つ以上の候補日」など指定がある場合はそれに従います。

もし、数の指定がない場合でも、最低でも3つ以上の候補を出してあげると親切です。

1日しか提示していないと、企業側の調整が難しい上に再度「他の日程はどうですか?」とやりとりの手間も増えます。

企業側の負担を軽減させるための心配りは忘れないようにしましょう。

件名は「Re:」を残したままで!

良かれと思って件名を変えてしまう就活生もいるかもしれませんが、「Re:」は残したままが正解です。

件名を変えてしまうと、企業側がどんなメールだったか把握できなくなってしまいます。

何度もメールを送りあって「Re:」が繰り返されている場合は1・2個残し、あとは消してしまっても大丈夫です。

感謝の気持ちを伝える

これも基本ですが、面接調整をしていただいていることへの感謝の心は絶対に忘れてはいけません。

企業側はたくさんの候補者と同時にやりとりしています。

忙しいスケジュールの合間をぬって面接日を設定したり、メールを送ったりしていただいていることを忘れずに、「ご連絡ありがとうございます」という感謝の気持ちを伝えましょう。

メールの返信が遅かったり営業時間外にメールを送ってしまったりする学生は企業側への配慮が足りていません。

また、感謝の気持ちも伝えられない学生は社会人になって困ることばかりなので今のうちからマナーを身に付けておきましょう。

「面接 お礼 メール」についてもっと詳しい記事はこちら

【ケース別】面接の日程調整メール例文

ここからは、面接の日程調整メールの例文をケース別に紹介します。

例文1:提示された候補日に返信する場合

「件名:Re:○○○○(送られてきたまま)」

株式会社〇〇

人事部 〇〇様

大変お世話になっております。

貴社の求人に応募しました〇〇大学〇〇学部4年の山田一郎と申します。

この度は、面接日程のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

いただきました日程の中から、下記日時に伺わせていただきます。

〇月〇日(水)13時〜14時

ご多忙のところ恐れ入りますが、

何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

○○大学○○学部○○学科4年

山田 一郎

メールアドレス:▲▲▲@▲▲▲ac.jp

自宅電話番号:03-0000-0000

携帯電話番号:080-0000-0000

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

例文2:こちらから候補日を提示する場合

「件名:Re:○○○○(送られてきたまま)」

株式会社〇〇

人事部 〇〇様

大変お世話になっております。

貴社の求人に応募しました〇〇大学〇〇学部4年の山田一郎と申します。

この度は、面接の日程をご連絡いただき誠にありがとうございます。

面接の希望日をお送りいたします。

下記日程であればお伺いすることが可能ですので、
ご確認いただけますと幸いです。

1:〇月〇日(火)13時~17時

2:〇月〇日(木)終日

3:〇月〇日(金)9時~12時

お忙しいところ恐れ入りますが、

何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

○○大学○○学部○○学科4年

山田 一郎

メールアドレス:▲▲▲@▲▲▲ac.jp

自宅電話番号:03-0000-0000

携帯電話番号:080-0000-0000

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

例文3:提示された日程が合わない場合

「件名:Re:○○○○(送られてきたまま)」

株式会社〇〇

人事部 〇〇様

大変お世話になっております。

貴社の求人に応募しました〇〇大学〇〇学部4年の山田一郎と申します。

この度は、面接の日程をご連絡いただき誠にありがとうございます。

大変恐れ入りますがご提示いただいた日程では都合が悪く、伺うことが難しい状況です。

誠に勝手ながら、以下の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。

1:〇月〇日(火 終日

2:〇月〇日(木)終日

3:〇月〇日(金)9時~12時

お手数をおかけしてしまい、大変申し訳ございませんが、

何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

○○大学○○学部○○学科4年

山田 一郎

メールアドレス:▲▲▲@▲▲▲ac.jp

自宅電話番号:03-0000-0000

携帯電話番号:080-0000-0000

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

例文4:面接日が決まった後で日程を変更する場合

「件名:Re:○○○○(送られてきたまま)」

株式会社〇〇

人事部 〇〇様

大変お世話になっております。

〇月〇日(火)13時より面接を予定しております、山田一郎です。

調整いただいていたこちらの面接日時ですが、

家庭の事情によりお伺いすることが難しくなってしまいました。

お忙しい中、日程を調整をしていただいたにもかかわらず

大変申し訳ございません。

誠に勝手なお願いで大変恐縮ではありますが、

もし可能であれば、以下の日程で再度調整していただけないでしょうか。

1:〇月〇日(火 終日

2:〇月〇日(木)終日

3:〇月〇日(金)9時~12時

ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。

何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

○○大学○○学部○○学科4年

山田 一郎

メールアドレス:▲▲▲@▲▲▲ac.jp

自宅電話番号:03-0000-0000

携帯電話番号:080-0000-0000

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

これらの例文をそのまま使う学生はいつまでも自分で考える力が身に付きません。

社会人になってメールを送らなければならない場合、このような例文はありません。

今のうちからこれらの例を参考にメールを書けるようにしておきましょう。

面接の日程確定メールに返信する場合は?

続いて、面接の日程確定メールに返信する場合に気を付けるべきポイントを見ていきましょう。

ここで覚えておきたいポイントは2つあります。

1つ目は、「日程について案内をしてくれたことへの感謝」です。

忙しい時間をぬって面接日程を調節してくれた企業、担当者に対し、感謝の心は忘れないようにしましょう。

2つ目は、「日時を繰り返す」です。

日時を繰り返すことで、提示された日時を再確認できる他、しっかりと日時を把握できていることをアピールできます。

以下にある例文を参考にしてみましょう。

ーーーーーーーーーーーーーー

「件名:Re:○○○○(送られてきたまま)」

株式会社〇〇

人事部 〇〇様

大変お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部4年の山田一郎です。

一次面接の日時についてご連絡いただき、

誠にありがとうございます。

◯月◯日(火)10時〜11時とのこと、承知致しました。

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

○○大学○○学部○○学科4年

山田 一郎

メールアドレス:▲▲▲@▲▲▲ac.jp

自宅電話番号:03-0000-0000

携帯電話番号:080-0000-0000

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

感謝を伝える、日時を繰り返すということもメールを送る際には当たり前のことですので、当たり前のことができていないと思われないためにも意識してメール文を送りましょう。

「面接 辞退 メール」についてもっと詳しい記事はこちら

そもそも、企業探しが上手くいかない…

「そもそも、企業探しが上手くいかない」という方は当社のキャリアコンサルタントに相談すれば的確なアドバイスをします。

当社は、新卒採用で日本一の実績を誇る新卒採用プロデュースの会社です。

就活での悩みや自分の志望する企業、またメールを送るときのマナーなど様々な相談に適切にアドバイスしてもらえるので、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。

自分にぴったりと合った企業の紹介が可能です。

まとめ

面接の日程調整メールの返信方法やマナーを例文とともに紹介していきました。

面接の日程調整メールは就活中、誰しもが経験するものです。

企業に失礼がないように、これを機にしっかりとビジネスマナーを学んでいきましょう。

忘れてはいけないのは、「面接日を調整してくれたことへの感謝」と「(こちらから提示する場合は)日時を確実に伝える」「(向こうから提示される場合は)行けるかどうかを伝える、難しい場合は代わりの日程を提示する」という部分です。

また、コロナ渦では対面ではなく、オンラインでの面接機会も多くなってきました。

オンライン面接の場合は、zoomやGoogle Meetなどのビデオ会議ツールを使用する企業が多い為、使用するツールを確認し、あらかじめダウンロードしておくとスムーズです。

マイクやカメラが無事に起動するか、当日までにテストを行っておきましょう。

この記事を友達におしえる!

タイトルとURLをコピーする