面接辞退のメールで注意するポイントは?辞退理由別の例文も紹介

就職活動, 面接対策, 内定後
2021.04.16
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面接の日程調整が済んだ後に、やむを得ない理由で面接を辞退することになった際、どういうメールを送れば良いのでしょうか。

面接辞退という伝えにくい内容の為、悩んでしまう就活生も多いでしょう。

そこで今回は、面接辞退のメールで注意するポイントを解説していきます。

記事の中では、辞退の理由別の例文も紹介していますので、ぜひ参考にしてみましょう。
面接 辞退 メール

面接辞退の基本ルール

「面接辞退の連絡は、電話で直接伝えないと失礼にあたるのでは」と考える就活生もいるかもしれませんが、直前(面接日の当日など)でなければ、メールで送っても問題ありません

ここからは、知っておきたい面接自体の基本ルールを4つを紹介します。

まずは気持ちを整理をする

最初に、本当に辞退するのかどうかを確認しましょう。

基本的に就活の面接は、一度辞退すると二度と受けられません。

一時の感情で辞退を決めるのではなく、きちんと気持ちを整理し熟考した上で、結論を出しましょう

この軸がぶれていると、そもそもの就活すら上手く進まないでしょう。

辞退連絡はなるべく早めにする

スムーズな連絡は、就活の基本です。

特に辞退連絡の場合は、すでに日程を調整している(もしくは調整しはじめている)為、企業側に少なからず迷惑が掛かってしまいます

影響を最小限に抑えるためにも、辞退を決めた段階で素早く早急に辞退連絡をしましょう。

無断の面接辞退は絶対に避ける

無断の面接辞退は絶対にやってはいけません。

事前に連絡を怠ったせいで、採用担当者が当日待ちぼうけを食らってしまったり、迷惑をかけてしまうことは、絶対に避けなくてはなりません。

あまりに印象が悪いと自分だけではなく、大学の同輩・後輩にも迷惑が掛かってしまいます。

面接辞退は言い出しにくい内容かもしれませんが、辞退すると決めたら覚悟をもって、迅速に連絡しなくてはなりません。

メールを送る時間帯は営業時間内がベスト

ついつい見落としがちですが、メールを送る時間帯にも注意すべきです。

基本的には、企業の営業時間内に送るのがベストです。

やむを得ず夜間になってしまう場合は、「夜分遅くに失礼いたします」など一言添えてあげましょう。

無断の面接辞退は言語道断です。

辞退の基本ルール以前に、人としての常識となります。

辞退するから関係ないと考えているかもしれませんが、辞退メールすら送れない方は社会に出ても活躍できないでしょう。

「面接 断り方」についてもっと詳しい記事はこちら

面接辞退メールを送る際に注意するポイントは?

面接辞退メールを送る際に、注意すべきポイントについて解説します。

件名は一目で分かる内容に

辞退連絡に関わらず、就活中に送るメールの件名は一目で分かる内容にするべきです。

【NG例】

  • 〇〇大学の山田です
  • 面接辞退の件
  • このような件名だと、誰からどんな内容で送られてきたメールなのかが全く分かりません。

    本文を読まないと誰から来た、どんな内容なのかが分からないような件名は、避けましょう。

    【OK例】

  • 【面接選考辞退のご連絡】〇〇大学4年・山田一郎
  • 〇月〇日の面接選考辞退について【山田一郎】
  • 「面接選考辞退」と明記しておくと、どんな内容か一目瞭然です。

    その上で所属大学や氏名(フルネーム)、必要に応じて面接日なども追記しておきましょう。

    面接辞退の理由を簡潔に伝える

    面接辞退の理由を詳しく伝える必要はありません。

    しかし、一言で良いので簡潔に理由を書いておくと後々、理由を聞かれる心配はないでしょう。

    本文を開かないと、送り主や内容が分からないメールはとても分かりにくいのでやめましょう。

    今のうちからメールを送る際に注意すべきポイントを確認しておかなければ、後悔することになります。

    面接辞退の理由

    面接辞退の理由として使えるのが、「一身上の都合」です。

    その他、すでに第一志望の企業から内定をもらっている場合は「他社様に内定をいただいた」などであれば、伝えても良い内容です。

    本音は「よく考えてみたら、志望度が高くなかった」「他の企業と面接日が被ってしまった」といった理由でも、正直に伝える必要はありません。

    読みやすい文章を心がける

    こちらも面接辞退メールに限るものではありませんが、読みやすく伝わりやすい文章を心がけましょう。

    「面接日を調整してくれたことへの感謝」「これまでの選考過程へ時間を割いていただいたことへの感謝」を述べ、辞退することへの謝罪をしっかりと伝えましょう。

    丁寧に伝えることを意識しすぎて長い文章になってしまうと何を伝えたいのか分からず、迷惑です。

    上記の内容を盛り込みながら、適切な分量で読みやすい内容を心がける必要があります。

    面接辞退メールの例文

    続いて、面接辞退メールの例文を紹介します。

    辞退理由ごとに分けているので、ぜひ参考にしてみましょう。

    例文1:他社から内定をもらった場合

    「件名:【面接選考辞退のご連絡】〇〇大学4年・山田一郎」

    株式会社〇〇

    総務人事部 〇〇様

    お世話になっております。

    先日面接のご案内をいただいておりました

    〇〇大学〇〇学部の山田一郎と申します。

    〇日〇日(火)13時より面接のお約束をしておりましたが、

    誠に勝手ながら面接選考を辞退させていただきたくご連絡をいたしました。

    お忙しい中、面接の機会を設けていただたにも関わらず、大変申し訳ございません。

    先日他企業様より内々定をいただき、そちらの内定承諾を進めていくことを決め、

    今回辞退の連絡をする運びとなりました。

    会社説明会や〇次面接にて親切にご対応いただき、皆様には心より感謝しております。

    直接お詫びするべきところメールにてご連絡いたしましたこと重ねてお詫び申し上げます。

    末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

    ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

    ○○大学○○学部○○学科4年
    山田 一郎

    メールアドレス:▲▲▲@▲▲▲.ac.jp

    自宅電話番号:03-0000-0000

    携帯電話番号:080-0000-0000

    ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

    例文2:企業と方向性の違いを感じた場合

    「件名:【面接選考辞退のご連絡】〇〇大学4年・山田一郎」

    株式会社〇〇

    総務人事部 〇〇様

    お世話になっております。

    先日面接のご案内をいただいておりました
    〇〇大学〇〇学部の山田一郎と申します。

    〇日〇日(火)13時より面接のお約束をしておりましたが、

    誠に勝手ながら面接選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

    お忙しい中面接の機会を設けていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

    先日〇次面接を終えてから自分なりに考えているうちに、

    貴社の求める人材と自分のスキルや今後目指していく姿に、

    相違があるのではないかと感じました。

    会社説明会や〇次面接にて親切にご対応いただき、皆様には心より感謝しております。

    また、このような身勝手な申し出になってしまい大変申し訳なく思っております。

    末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

    ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

    ○○大学○○学部○○学科4年

    山田 一郎

    メールアドレス:▲▲▲@▲▲▲.ac.jp

    自宅電話番号:03-0000-0000

    携帯電話番号:080-0000-0000

    ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

    例文3:辞退理由をぼかす場合

    「件名:【面接選考辞退のご連絡】〇〇大学4年・山田一郎」

    株式会社〇〇

    総務人事部 〇〇様

    お世話になっております。

    先日面接のご案内をいただいておりました

    〇〇大学〇〇学部の山田一郎と申します。

    〇日〇日(火)13時より面接のお約束をしておりましたが、

    誠に勝手ながら、一身上の都合により

    面接選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

    お忙しい中面接の機会を設けていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

    会社説明会や〇次面接にて親切にご対応いただき、皆様には心より感謝しております。

    また、このような身勝手な申し出になってしまい大変申し訳なく思っております。

    本来であれば、直接お詫びを申し上げるところメールでの連絡となりましたこと、お詫び申し上げます。

    末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

    ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

    ○○大学○○学部○○学科4年

    山田 一郎

    メールアドレス:▲▲▲@ne.jp

    自宅電話番号:03-0000-0000

    携帯電話番号:080-0000-0000

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    面接辞退メールの例文を詳しく紹介しましたが、自分で面接辞退のメールを書かなければ意味がありません。

    たかが面接辞退のメールだと思わず、自分で考えながらメールを作成しましょう。

    面接辞退を電話で伝えた方が良い場合は?

    面接辞退の連絡は、基本はメールで問題はないですが、中には電話で伝えたほうが良い場合があります。

    面接当日に連絡する場合

    できれば避けたい事態ですが、面接当日に急遽辞退することになった場合はメールよりも連絡が早くできる電話を選びましょう。

    その際は、氏名や大学名と面接辞退理由を述べるとともに、心からの謝罪も伝えるべきです。

    面接辞退はやむを得ないものですが、当日連絡は企業側に少なからず迷惑がかかります。

    この為、基本的には辞退が決まった時点で速やかにメールで連絡をしましょう。

    やむを得ず面接日当日に辞退が決まったら、ただちに電話で連絡を入れ、担当者に謝罪の気持ちを伝えましょう。

    「就活 電話」についてもっと詳しい記事はこちら

    面接辞退メールが届かない・返信がなかった場合

    「面接辞退メールを送ったのに、何日経っても返事がない…」こんなときは、採用担当者がメールを見落としている可能性も考えられます。

    面接日の当日になる前に、「以前メールでもお伝えしておりましたが」と電話で辞退の意思を改めて伝えても良いでしょう。

    面接当日に辞退の連絡は本来なら避けたいですが、やむを得ない場合は電話でしっかりと伝えましょう。

    電話での面接辞退をする場合は正しい言葉遣いで、礼儀のある話し方をしましょう。

    面接辞退のメールなど就活に関する悩みはプロに相談

    「面接辞退のメールの送り方が分からない」「そもそもビジネスメールってどう書いたらいいの?」など就活における企業への対応に不安が残る人も多いでしょう。

    そのような就活生はぜひ当社に相談してみてください。

    当社のキャリアコンサルタントに相談すれば、より的確な自己分析や自分に合った企業を見つけられるでしょう。

    就職活動に関する不安や悩みなども的確にアドバイスしますのでぜひ活用してみると良いでしょう。

    まとめ

    面接辞退のメールで注意するべきポイントと辞退理由別の例文とともに紹介していきました。

    面接の日程調整メールは就活中、誰しもが経験するものです。

    相手企業に失礼がないように、これを機にしっかりとビジネスマナーを学んでいきましょう。

    忘れてはいけないのは、「面接日を調整してくれたことへの感謝」と「(こちらから提示する場合は)日時を確実に伝える」「 (向こうから提示される場合は)行けるかどうかを伝える、難しい場合は代わりの日程を提示する」という部分です。

    また、コロナ渦では対面ではなく、オンラインでの面接機会も多くなってきました。

    オンライン面接の場合は、zoomやGoogle Meetなどのビデオ会議ツールを使用する企業が多い為、使用するツールを確認し、あらかじめダウンロードしておくとスムーズです。

    マイクやカメラが無事に起動するか、当日までにテストを行っておきましょう。

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