【企業研究】事務の仕事内容とは?志望動機の書き方のポイントも解説!

企業研究
2022.11.25
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投稿したユーザー : Romi

「事務の仕事内容が知りたい」、「事務の内定をもらうのは難しいの?」と気になっている人は多いのではないでしょうか?

この記事では、事務の仕事内容や向いている人の特徴、志望動機の書き方のポイントなどについて説明します。

事務の仕事に興味のある人は、ぜひ参考にしてください。

事務の仕事内容

事務の仕事内容には、書類作成・管理、データ入力、電話・メール対応などさまざまな業務があります。

こちらでは事務の主な仕事6つについて説明します。

①書類作成や管理

事務は会議の議事録や請求書、領収書、契約書などの書類作成をし、作成した書類を管理することが仕事です。

基本的にはテンプレートがあるので、最初から作成することはなくワードやエクセルなどを使用して作成します。

書類を管理する場合は、種類別や日付別など職場内で決められたルールに従ってファイルなどに収納します。

特に契約書など企業にとって重要な書類は、誰が見ても分かりやすいように整理する必要があるのです。

②データの入力

データ入力業務では、文字や数字、音声データなどをパソコンを利用して入力して、入力データを管理します。

扱うデータは顧客情報や売上データなどさまざまで、入力するデータの原本も手書きのものやPDF、スキャン画像など種類が多いことが特徴です。

入力したデータに間違いがあるとトラブルに発展することがあるため、入力の正確性が非常に重要です。

③電話やメール対応

会社の代表電話へ電話があった場合は、必要に応じて担当者や各部署に取次ぎをするのが役割です。

会社代表のメールアドレスにメールが届いた場合も、内容を確認して担当者や各部署に取り次ぐことが業務となります。

④来客対応

来客の予定に合わせて会議室など打ち合わせの場所を確保したり、資料や飲み物を用意します。

また、実際に来客があった場合に会議室などに案内をすることも事務の役割です。

⑤備品管理

会社で使用する備品が不足したり、不具合が出た場合に備品の補充やメンテナンス、修理などを依頼します。

例えば、文房具の在庫を整理して足りないものを発注したり、コピー機のインクや用紙の管理をしたり、パソコン関連の備品などを管理することが業務です。

⑥郵便物発送や仕分け

会社宛てに届いた郵便物を仕分けて各部署に届けたり、会社から取引先に発送する郵便物を発送することも事務の業務です。

数が多くなると仕分けをするのが大変になりますが、間違いの内容に各部署に届けることが重要です。

事務に向いている人の特徴

サポートをするのが好きな人や協調性のある人などが事務に向いています。

こちらでは、事務の仕事に向いている人の特徴について説明します。

周りのサポートが好きな人

事務はいわゆる花形の職種ではなく、企業の縁の下の力持ちとしての役割があります。

そのため、周りの人のサポートをすることにやりがいを感じる人、陰で支える役割が好きな人に向いています。

リーダーシップをとって働きたい人や目立つことにやりがいを感じる人は事務は向いていないでしょう。

協調性のある人

事務の仕事は机に向かって行う作業も多いですが、来客対応や電話・メール対応など人と関わる仕事もあるので協調性がある人が向いています。

また、日頃から社内の人とコミュニケーションを取っておくと、何かトラブルなどがあったときに周りの協力を得られます。

コミュニケーション能力が高ければ社内の人と円滑な関係を築くことができ、ストレスなくやりがいを感じられるでしょう。

ルーティンワークが得意な人

事務の仕事はデスクワークでのルーティンワークが多いため、コツコツと同じことを続けることが苦手でない人であれば長く続けられるでしょう。

同じ作業を続けるためには忍耐力も必要になります。

企業の規模によっては事務が経理や財務などの仕事を兼任することもあるので、正確性があり数字に強い人や丁寧な作業ができる人が向いていると言えます。

事務の志望動機の書き方のポイント

また、仕事への熱意をアピールし、入社後に貢献できることを具体的に書くようにしましょう。

こちらでは、事務の志望動機を書く時のポイントについて説明します。

応募企業を選んだ理由をはっきりさせる

志望動機を書く時に一番重要となるのが、「なぜ応募企業を選んだのか」ということです。

企業側からすると、数多くある企業の中から「どうして自分の会社に興味を持って応募してきたのか」は知っておきたい項目です。

志望動機の内容によっては「うちの企業じゃなくてもいいのでは?」と思われてしまうケースもあるので注意しましょう。

企業の求人情報や公式ホームページなどを参考にして企業研究をして、応募企業を選んだ理由を具体的に伝えられるようにすることが大事です。

入社後に貢献できることをアピールする

どれだけ事務に関するスキルがあったり、仕事で役立つ資格を持っているとしても、入社後に具体的に貢献できることをアピールできなければ採用担当者に良い印象を残すことはできません。

貢献できる内容は具体的な数字を使って説明すると説得力が増します。

企業が求める人物像を把握する

企業によって社風が異なり、求める人物像も違います。

そのため、企業の理念や求人情報を確認して、「企業がどのような人材を求めているのか」を把握しましょう。

仕事への熱い情熱を求めている企業には仕事への熱量をアピールし、冷静さを求めている企業にはクールな印象を与えることが大切です。

これまでの経験や実績、スキルなどを織り交ぜて採用担当者が納得できるようなアピールができるように工夫しましょう。

事務の求人の探し方

事務の求人は求人サイトやエージェント、ハローワークなどで探すことができます。

こちらでは、事務の求人の探し方について説明します。

求人サイトで探す

求人サイトは登録をして自分で希望条件に合った求人を探して応募し、面接日の調整などを自分で行うサービスです。

自分のペースで求人を探したり、自分のタイミングで求人に応募ができるのが求人サイトで探すメリットです。

エージェントで探す

エージェントは無料登録すると担当のキャリアアドバイザーが付き、カウンセリングから求人紹介、履歴書などの書類添削、面接対策、面接微調整、条件交渉まで行ってくれるサポートサービスとなります。

忙しくてなかなか自分に合った求人を探せない人にとっては、すべてのサポートをしてくれるエージェントサービスの利用がおすすめです。

ハローワークで探す

ハローワークは厚生労働省が全国に設置している公共職業安定所で、求人紹介や相談、雇用保険の手続きのサポートを行っている機関です。

求人サイトやエージェントよりも求人数が多いのが特徴で、職業訓練や終活セミナーを受けることもできます。

求人サイトやエージェントでは地方の求人が少ない傾向にありますが、ハローワークであれば地方の求人も多いので地元で事務の仕事を探している場合には求人を見つけやすいでしょう。

事務の仕事を研究して自分に合っているか確認しよう

事務の仕事は資料作成やデータ入力などのデスクワークだけでなく、電話・メール対応や来客対応をするためコミュニケーション能力も求められます。

求人に応募する時には、応募企業を選んだ理由や入社後に貢献できることなどを具体的に伝えることで採用担当者の印象が良くなります。

事務の仕事についてしっかりと研究をして、自分に合っているかを確認しましょう。

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