すぐ役に立つ!OB訪問のメールを送る時のポイントや注意点を解説!

就活準備, 就職活動, インターンシップ, 企業研究, 内定後
2021.11.16
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OB訪問において、訪問をさせてもらうOBとのいろいろなやりとりをメールで行う機会が多くあります。

今回はOB訪問における日程調整メールのポイント、お礼メールの書き方、メール返信での注意点について解説していきます。

メールでの印象は、OBへの印象に影響します。

OBへメールでの連絡機会がある就活生は、ぜひ参考にすると良いでしょう。

「インターン 参加理由」についてもっと詳しい記事はこちら

OB訪問 メール"

OB訪問の日程調整メールのポイント

OB訪問の際に日程調整のメールを送る場合のポイントを順番に解説していきます。

日程は提示してもらう

OB訪問の日程調整をメールで行う場合、こちらから日程を指定するのは失礼にあたります。

仕事などの忙しい合間を縫って訪問してくれるOBの立場を考えれば、OBの都合に合わせるのがベストです。

OB訪問を依頼するメールでは、「もしよろしければ、ご都合の良い日時をいくつかお伺いしてもよろしいでしょうか」「ご都合のよい日時をいくつかご提示いただければ幸いです」などのお伺いを立て、相手に都合のよい日時を提示してもらいましょう。

OBの都合を伺うことは、メールのやりとりが最低1往復で終わるメリットもあります。

OB訪問はもちろん、ビジネス上でのメールはできるだけ少ないやりとりで終えるのもマナーです。

「都合のよい日時をいくつかお知らせください」「では●月●日火曜日でお願いします」と1往復で終わる可能性が高いです。

しかし、相手に都合を聞いた場合は変更がしにくい、という点に注意が必要です。

相手に日時を聞いておきながら自分の都合で「その日は無理です」と断るのは大変失礼です。

自分が就活などの理由で相手の都合に合わせにくい場合は、最初から自分で提示するようにしてもいいでしょう。

自分が提示する場合は複数提示する

自分が就活などで忙しくて相手の都合に合わせられない、という可能性がある場合は自分から希望の日時を提示します。

ただし、かならず複数の日時を提示するようにしましょう。

提示した日が1日のみの場合、「●月●日でお願いします」「その日は都合が悪いです」「では✕月✕日で…」と何度もメールのやりとりを行わなければいけません。

前述通り、ビジネス上でのメールは往復回数を少なくするのがマナーです。

複数の日時候補を提示しておけば、やりとりもスムーズになります。

日程は先の予定にしすぎない

自分からOB訪問の希望日程を提示する場合、1ヶ月後など日にちが遠すぎる日程は避けましょう。

社会人であるOBは、これから先に予定が入ってしまうことも多いです。

予定が入ってしまうと、また日程を再調整するやりとりをしなければいけません。

少なくとも2週間程度先の日程を提示するようにしましょう。

2週間の間で、4~5つほど候補の日程を提示すれば、相手も日程を決めやすくなります。

OB訪問の日程調整をする際、相手に日程を合わせるのは当たり前です。

自分がお願いしている立場にも関わらず、相手の日程も聞かずに自分の都合の良い日だけを伝えるのは自分勝手で失礼極まりないです。

自分が就活などで忙しい場合には、言い方を考えてこちらから複数日程を提示するのが常識です。

「インターン メール 返信」についてもっと詳しい記事はこちら

OB訪問でのお礼メールの書き方

OB訪問は、OBが社会人としてどのように活躍しているのか、どんな企業なのかを理解を深められる貴重な機会です。

OBとは、就活時はもちろん社会人になっても繋がりを持っていたいという就活生も多いでしょう。

OBにOB訪問への感謝を伝えるため、そして今後の関係も保つためには、OB訪問後にお礼のメールをするのが重要です。

OB訪問後のお礼メールをする場合のポイントを解説していきます。

件名は簡潔に

ビジネスメールでは、件名を見てメールを開封するかしないかを決定します。

件名は簡潔、かつ一目で誰が、何の内容のメールを送ってきたかが分かるものにしましょう。

件名を書くコツは、「本日のお礼 ○○大学×山●太郎」のように「内容/大学/氏名」と記載することです。

逆に件名が「お礼」のみ、または「○○大学の✕山太郎です本日はお忙しい中ありがとうございました」など長すぎるものは、スパムメールと勘違いされ削除されてしまう可能性があります。

OB訪問へのお礼を書く

具体的なお礼の内容を記載しましょう。

  • 忙しい中訪問の時間を作っていただいたこと
  • 相談にのってくださったこと、質問に答えてくださったことなど相手の対応について
  • 面談などをカフェなどで行った場合、何かごちそうになった場合のお礼
  • 当日その場でお礼を伝えたとしても、メールの文面で再度お礼を言うようにしましょう。

    OB訪問で得た学びや気づきを書く

    アドバイスをしたり相談に乗ったりしたOBにとっても「自分の対応は参考になったか」「何かの学びは提供できたか」などは気になるものです。

    このため当日のOB訪問で、具体的にどんなことが学べたのかをメールの文面に入れておきましょう

    社会人であるOBにとっても、自分が後輩に対してどのような学びや情報を提供できたかを知ることができるため、アウトプットの良い機会になります。

    今後のOB訪問はもちろん、社会人としての糧にもなるため、ぜひ学びや気づきについて記載しておきましょう。

    当日のお礼メール(例文)

    【OB訪問のお礼】○○大学 ✕山太郎‌

    ××株式会社‌

    ○○部△△課‌

    ●田次郎 様‌

    いつもお世話になっております。

    先ほどOB訪問いたしました○○大学の✕山太郎と申します。

    本日はお忙しい中、お時間を作っていただきありがとうございました。

    ‌本日は貴重なお話をお伺いでき、大変勉強になりました。

    とくに●田さんのエントリーシートの書き方のポイントについては、大変参考になりました。

    今回のOB訪問を経て、●田さんのように向上心を忘れず、真摯に業務に取り組むエンジニアを目指したいと感じました。

    今後、貴社の選考を突破できるように精進してまいります。

    引き続きお話をお伺いできれば幸いです。

    今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

    ——————————————————-‌

    【大学】○○大学××学部▼学科‌

    【氏名】●田太郎‌

    【電話】XXX-XXXX-XXX‌

    【メール】XXX@XX .jp‌

    ——————————————————-‌‌

    就活が終わった時のメール(例文)

    件名:就職活動終了のご報告とお礼(●●大学・りくなび太郎)」‌

    株式会社 ○○‌

    ◇◇部 △△課‌

    ●●●●様‌

    お世話になっております。

    ●月●日(土)に、OB訪問でお時間を頂いた、
    ●●大学■■学部●●学科の△山太郎です。

    その節は貴重なお話を伺い、ありがとうございました。

    この度、××会社から内定を頂くことができ、就職活動に一段落しました。

    残念ながら、●さんの後輩として働く機会は得られませんでしたが、●さんのエンジニアとしての経験や実感をお伺いすることで、仕事を具体的に考えられるようになりました。

    就職活動のなかでも、●さんのお話が大変参考になりました。

    お忙しい中お時間を作っていただき、また、お気にかけていただき誠にありがとうございました。

    ●さんのますますのご活躍をお祈り申し上げます。

    メールはOB訪問の時だけに限らず、社会人になったらできて当たり前のことです。

    就活が始まっている時期にメールの書き方も分からない学生は、OBや企業から常識のない人間だと思われてしまいます。

    メールの書き方が分からず恥を欠かないように今のうちからしっかりと書き方を頭に入れておきましょう。

    OB訪問でのメール返信の注意点

    OB訪問でのメール返信の注意点を3つ解説していきます。

    メアドはコピペする

    OB訪問へのへのメール返信の際、相手のメアドを手打ちするとタイプミスする場合があります。

    日程調整やお礼のメールが間違ったアドレスに届いてしまうため、メアドはコピペしましょう

    企業名や相手の氏名を間違えることも大変失礼なため、こちらもコピペするのがおすすめです。

    誤字脱字は厳禁

    ビジネス上でのメールに誤字脱字をすると、社会人としての品性を疑われてしまいます。

    メールは送信前に誤字脱字がないかを必ず確認しましょう。

    返信は24時間以内がマナー

    相手からメールが来た場合、返信は24時間以内に行うのがマナーです。

    忙しくてなかなか返信ができないこともありますが、相手は学生よりももっと忙しい社会人です。

    メール返信が遅れることで迷惑がかかることもあるため、どんなに忙しくても24時間以内には返信するようにしましょう。

    OB訪問を頼んでいる側にも関わらず、タイプミスや誤字脱字があるのはとても失礼です。

    よくメールを見直していない、適当にメールをしていると思われて断られる可能性もあります。

    また、メールの返信も1日遅れで返すのはありえないです。

    わざわざ時間を作っていただいているということを忘れずに丁寧なメールを送るように心掛けましょう。

    「就活 いつから」についてもっと詳しい記事はこちら

    まとめ

    OB訪問における日程調整メールのポイント、お礼メールの書き方、メール返信での注意点を解説してきました。

    OBとの関係は就職活動中はもちろん、社会人になった後も絆を維持したいという就活生も多いでしょう。

    メールでのマナーや内容が、今後のOBとの関係にも影響します。

    紹介してきたポイントを踏まえて、OBに好印象を与えるメールを送りましょう

    就職活動で悩みがあったら、プロに相談するのも有効です。

    ヒトテクノロジーでは就活が成功するためのサポートを行っています。

    OB訪問に関すること以外にも、就活中の悩みや不安もご相談ください。

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