インターンに必要なメールの返信について!インターンは就活に役立つのか?

就活準備, インターンシップ, 企業研究
2021.09.22
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投稿したユーザー : agentgate

インターンシップに参加する際、メールの対応に悩む就活生もいるのではないでしょうか。

今回はインターンシップに参加する際、返信が必要なメールをどのように見分けるのかを解説していきます。

その後、メールを返信する時のマナーや注意点を紹介します。

インターンシップに参加しているときに、メールの返信について理解を深め、就職してから恥をかかないようにしっかりチェックしましょう。
インターン メール 返信

インターンシップ先にメールは返信すべき?

メールが来たとき、このメールには返信すべきなのか分からないこともあるでしょう。

普段メッセージをやり取りするツールだと既読という表示が出たり、絵文字でリアクションできたりするため返信をしなくてもメッセージを確認したことが相手に伝わります。

しかしメールの場合、このような機能はないため、返信をしないとメールを送付した側は、相手がメールを読んでいるのか確認できません

どのようなメールに返信するべきなのでしょうか。

基本は返信するのが当たり前

インターンシップに参加する際、相手側の企業から届いたメールは基本的に返信しましょう。

自分ではメールを確認したつもりでも、相手先の企業はメールを確認したかどうか分からないため、確認していないと思われる可能性があります。

インターンシップに参加するのにも関わらずメールに返信しないのはありえないです。

メールを返信しないと企業側からインターンシップに参加する意欲がないと思われます。

返信不要な場合は返信しない

基本的には返信すると伝えましたが、返信が不要な場合もあります。

返信不要な場合にやみくもに返信をしてしまうと、お互いにメールが続いてしまい、いつまでもやり取りが終わりません。

返信が不要な場合をしっかり見極めましょう

以下、返信不要のメール例を紹介します。

リマインドメール

インターンシップの日程など、前日に確認としてリマインドメールが送付されます。

こういったメールの場合は返信不要です。

日程の確認で、変更や確認がある際は、メールではなく直接、電話で確認することをおすすめします。

その他、インターンシップ先からは宣伝メールのようなメールマガジンが送られてくることもあります。

こういったメールも返信は不要です。

会話が終了している場合

メールの終わりに、「了解しました」という言葉や、「よろしくお願いします」といった結びの言葉が入っているメールは、返信を終了しても大丈夫です。

メールには必ず、話の終わりがあるため、結びの言葉が入っている場合は、返信をやめましょう

中には「返信不要です」と記載している場合もあるため、記載されている場合はそこで返信をやめましょう。

メールの返信が不要なのにも関わらず返信するのは無駄なメールになります。

会話が終わっているメールに返信するとメールのやり取りができない人だと思われます。

「インターン とは」についてもっと詳しい記事はこちら

1日だけの短期インターンシップでもメールの返信は当たり前

インターンシップは1日だけのものから数ヶ月間の長期にわたるものまでさまざまあります。

1日だけとはいえ、インターンシップ先から届いたメールには返信をした方が良いでしょう。

インターンシップに応募するということは、少なくともその企業に興味があって参加を希望しているため、その後の就職活動や就職を見据えた際に、良い印象を持たれる方が良いでしょう。

企業側としては、興味を持ってインターンシップに応募してもらえて嬉しい気持ちもあるため、合格の通知をメールで送付しています。

そのメールに対して返信がないと、肩透かしをされた気持ちにもなってしまいます。

更にビジネスマナーがなっていないと悪印象を持たれかねません。

就職活動をする際や、実際に就職をすると、メールでのやり取りは日常的に行われます。

インターンシップは学生のときに社会人としての体験ができます。

このため敬語の使い方や、メールの返信の仕方などを覚えて、インターンシップ先のメール返信にチャレンジして経験を積みましょう。

その経験は、就職活動や就職してから必ず活用できます。

敬語が分からない、返信の仕方が分からないでは、就職してから恥をかくことになり、使えない人とレッテルを貼られてしまいます。

「インターン 参加理由」についてもっと詳しい記事はこちら

インターンシップ時にメールを送るときの注意点

インターンシップに応募した際、相手側の企業からメールが届いたときは、返信をするのが基本と解説しました。

しかし、普段はメールのやり取りをほとんどしない状態では、何をどのように返信したら良いのかわからない就活生も多いことでしょう。

基本的なメールの構成も分からないままメールを返信しても良い印象は得られません。

社会人になった際は、知っていて当たり前の事なので就職してからも使えるメールの返信方法を紹介します。

しっかり覚えて今後も活用していきましょう。

まずビジネスメールにおける一番基本的な構成内容は、宛先(メールアドレス)、件名、宛名、本文、署名の5つで構成されます。

宛先はメールアドレスのことなので正しく入力すれば大丈夫であるため割愛します。

メールアドレスの入力に不安であれば、相手側の企業から届いたメールアドレスをコピー&ペーストして貼り付けることをおすすめします。

続いて、他の構成内容を見ていきましょう。

宛名・署名

実際にメールを送信する際の順番とは異なりますが、まずは宛名と署名について紹介します。

宛名は人の名前であり、ビジネスの場というだけではなく、相手が目上の人であるため、名前を間違えることは絶対にあってはいけません。

宛名の書き方は、部署名の次に役職を記入します。

その後に送り先の相手の名前を記載し、最後に「様」を付けます。

相手側の企業がメールの書名に役職を記載していない場合は、部署名と送り先の相手の名前を記載します。

個人名が不明の際は、名前の部分はご担当者様と記載して送付しましょう。

署名はメール本文の一番下に記入します。

大学でインターンシップに参加するのであれば、大学名、学部・学科・学年、名前、住所、電話番号、メールアドレスを入力します。

複数のインターンシップに参加するのであれば、メールの返信をする際に必ず使用する項目なため、何回も入力しなくても良いように、予め書名のテンプレートを作成しておきましょう。

件名

件名は、相手側の企業が本文を見る前に誰から何のメールが届いているのか確認する項目のため、わかりやすい内容で記載しましょう。

インターンシップの参加申し込みという件名だけでは、誰からのメールなのか分かりません。

また何度かやり取りをしている場合は、過去のやり取りを探す手間がかかるため、大学名や名前も件名に含めましょう。

記載例としては、インターンシップの参加申し込み(大学名、名前)といった形が良いでしょう。

もしくは相手側の企業からメールが届いた場合、件名は書き換えずにそのまま使用しましょう。

誤字・脱字

本文を入力する際は、誤字脱字がないか必ずチェックしましょう。

初めてメ―ルをやり取りする際は、「初めてメールを送付いたします」と入力します。

2回目以降であれば、「お世話になります」と入力すると良いでしょう。

「お世話になります」や、「お世話になっております」という言葉は社会人になっても使うので覚えておくと良いでしょう。

改行

本文を入力するときは、なるべく簡潔に短くまとめましょう。

1行の文字数はだいたい30字程度です。

1段落は3~5行以内にして、その後1行改行を追加すると見やすい文章になります。

こちらの本文を整えるテクニックも社会人になってからも役に立つため、ぜひ覚えておきましょう。

24時間以内

メールが届いた際は、24時間以内に返信することを心がけましょう。

これはインターンシップでも実際に仕事を始めている社会人でも一緒です。

メールが届いたらできるだけ早い段階で返信するようにしましょう。

基本的なメールの構成も分からなければ、社会人になって恥をかくでしょう。

メールを送付してもすぐ返信をしない人は、時間にルーズだという印象を持たれてしまい信頼されないでしょう。

「履歴書 メール 新卒」についてもっと詳しい記事はこちら

まとめ

これまで、インターンシップに必要なメールの返信について解説してきました。

メールは返信不要のものや、「了解しました」、「当日はよろしくお願いします」など結びの言葉が入っているもの以外は返信すべきということをお分かりいただけたでしょうか。

届いたメールに対する返信は、インターンシップでも就職活動中でも、就職した後でも速やかに返信することが大切です。

もし事情があってメールの返信が遅れる場合は、事情を簡潔に説明して、後ほどしっかりメールを返信することを相手側の企業に伝えると良いでしょう。

インターンシップの応募や就職活動で困っていることや、面接を受けるときに緊張してうまくいかないなど様々な悩みがあると思います。

その際は、困ったことの相談や、面接の練習をサポートも行っているのでぜひ、ヒトテクノロジーにぜひご相談ください。

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