履歴書をメールで送る際のマナーを紹介!マナーを守って就活に挑もう

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2022.01.28
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履歴書をメールで送るよう求められることがありますが、手順やマナーを理解していないと選考に悪い影響を与えてしまう可能性があります。

減点されないために本記事では、履歴書をメールで送る際のマナーや履歴書の作成方法、注意点について解説していきます。

履歴書 メール 新卒

履歴書をメールで送る際のマナー

最初に、履歴書をメールで送る際のマナーについて解説します。

履歴書にはパスワードをかける

履歴書は個人情報の塊です。

何のセキュリティ対策も施さずに送ると情報セキュリティに対する認識が低いとみなされる可能性があります。

特に、応募先が情報セキュリティ関連企業だと、書類選考前にマイナス評価を受けてしまう可能性が高くなります。

履歴書には必ず、パスワードをかけて送ることがマナーであり鉄則です。

クラウドストレージサービスを活用するなどして、必ずパスワード設定をして履歴書を送りましょう。

履歴書とパスワードは分けて送る

履歴書とパスワードは分けて送ります。

履歴書を添付したメールにパスワードも記載すると、セキュリティ対策の意味がなくなるため履歴書とパスワードそれぞれ別のメールを作成して送りましょう。

履歴書を誤送信してしまった場合、個人情報を第三者に見られるリスクが高くなるため、個人情報の扱いには細心の注意を払うことを忘れないようにしましょう。

就業時間内に送る

メールは応募企業の就業時間内に送りましょう

就業時間外に送っても、翌日には確認しますが、送信時間が深夜早朝だと「生活サイクルが乱れている」と良い印象を持たれません。

また、企業によっては就業時間外にメールを送ることを非常識・マナー違反と判断し、印象を損ねることもあります。

これらのリスクは就業時間中にメールを送信すれば回避することができます。

セキュリティ対策を怠ると、情報セキュリティへの意識が低いと判断されてしまいます。


就活では「学生だから」は通用しません。

ビジネスマナーを理解しましょう。

履歴書をメールで送る際の構成と例文

次に履歴書を送る際のメールの件名と本文の構成、例文を紹介します。

件名はわかりやすくする

履歴書を添付したメールの件名は、一目見て内容が分かるようにしましょう。

丁寧な印象を与えようと、回りくどい件名にすると担当者が確認しづらくなります。

例)

履歴書のご送付の件、田中一郎

上記の例のようにメールを開かなくても、誰からのメールで内容は何かわかるような件名にして、面接官が管理しやすいようにしましょう。

本文は5つの要素で構成する

本文は宛名・あいさつ・内容・締め・署名の5つで構成します。

宛名

宛名は、法人名+社名、部署名、担当者名を記載しますが、部署や担当者名が分からなければ「採用後担当者様」で問題ありません。

あいさつ

「お世話になっております」を基本に、初回のみ「お世話になります」にし、続けて大学名と氏名を記載します。

内容

1通目で履歴書送付し、2通目のメールでパスワードを送付します。

2通目にパスワード送付の件であることを簡潔に記載します。

締め

「ご多用の折、恐れ入りますが何卒よろしくお願い申し上げます。」など、面接官へ感謝の気持ちを述べて締めの言葉とします。

署名

最後に署名として氏名・大学名・電話番号・メールアドレスを記載します。

氏名に難しい漢字が使われていたり、読み方が複数あったりする場合はフリガナを振りましょう。

履歴書送付時の例文

構成に沿って履歴書送付時の例文を紹介します。

件名:履歴書ご送付の件/田中一郎

本文:

株式会社〇〇
人事部 □□△△様

お世話になっております。〇〇大学の田中一郎と申します。

ご指示いただきました履歴書を送付させていただきます。

パスワードは別途メールにてお送りいたします。

ご多用の折、恐れ入りますが
何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

田中 一郎
〇〇大学□□学部△△学科●年
携帯電話:080-〇〇〇〇-△△△△
メール:tanaka@□□.△△.JP

―――――――――――――――

パスワード送付時の例文

件名:履歴書のパスワードにつきまして/田中一郎

本文:

株式会社〇〇
人事課 □□△△様

お世話になっております。

履歴書を送付いたしました田中一郎です。

先ほど、送らせていただきました
履歴書のパスワードをお送りいたします。

パスワード:〇〇〇〇〇〇

ご多用の折、恐れ入りますが
ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

田中 一郎
〇〇大学□□学部△△学科●年
携帯電話:080-〇〇〇〇-△△△△
メール:tanaka@□□.△△.JP

―――――――――――――――

件名を長々と書くのは丁寧ではなく、面接官の手間を増やすだけになるため止めましょう。

本文の構成はビジネスメールの基本です。

間違えて悪目立ちしないようにしましょう。

履歴書の作成方法

メールで送る履歴書はWord、Excel、手書きどれで作成すれば良いのか迷うかもしれません。

履歴書の作成方法について、説明していきます。

手書きの指示がなければパソコンで作成

企業側から手書きの指示がなければWord・Excelどちらで作成しても問題ありません。


ネット上に履歴書のテンプレートがあるため、ダウンロードして作成することができます。

その場合は就活生向けの志望動機や自己PR欄を広く取られているタイプの履歴書で作成しましょう。

手書きの指示がない場合は、必ずWord・Excelで作成するという訳ではありません。

手書きで作成し熱意を伝えるのも有効です。

手書きの履歴書をメールで送信する場合は、PDF化する必要があります。


自宅にスキャン機能付きプリンターがあれば、スキャンしてパソコンに取り込むことができますが、プリンターがなければコンビニエンスストアでPDF化が可能です。

PDF化したデータはスマホかUSBメモリーに保存することが可能ですが、USBメモリーにしか対応していないコンビニエンスストアもあるため、USBメモリーを事前に用意しましょう。

画像の貼付方法

Word・Excelで作成した履歴書にも証明写真を貼り付けますが、その際には画像サイズを確認しましょう。


画像のデータが大きすぎると送受信できないことがあるため2MB以下にします。

証明写真は、写真館などで撮影するとデータ化してもらえます。

スマホで撮影した写真の使用はおすすめできません。


Word・Excelで作成した履歴書に画像を貼り付ける場合は、画像のサイズを調整して貼付箇所に画像を移動します。

PDF形式に変換

Word・Excelで作成した履歴書もPDFに変換します。


Word・Excelのままだと、バージョンの違いによってレイアウトが崩れる、印刷設定する必要があるなど面接官の手間が増えてしまいます。

PDF化すれば第三者が内容を修正できなくなり面接官に手間をかけさせずに済み、管理しやすくなります。

PDF形式への変換方法

バージョンによって若干、異なりますがWord・ExcelともPDF化の方法は同じです。

  1. 履歴書ファイルを選択
  2. 「ファイル」のタブを開く
  3. 「名前を付けて保存」を選択
  4. 「ファイルの種類」から「PDF(*.pdf)」を選択
  5. 「保存」をクリック

これでPDF化が完了します。

PDFの名称も分かりやすく

メールの件名と同じようにPDFの名称も一目見て内容が分かるように「履歴書_〇〇大学_田中」のような名称にしましょう。


履歴書と氏名だけだと、似た氏名の就活生と間違われる可能性があります。

履歴書、大学名、苗字または氏名にしましょう。

履歴書をPDF化しないと面接官の負担となり、気遣いができない就活生とみなされます。

PDF化は内容の書き換えを阻止するセキュリティ対策の意味もあるため、必ず行いましょう。

「インターン メール 返信」についてもっと詳しい記事はこちら

履歴書送信前に必ず確認すること

履歴書を送信する前に以下の2点を確認しましょう。

宛先は必ずチェック!

送信先は必ず確認しましょう。


履歴書の誤送信は避けなければいけません。

メールアドレスは最後に確認しながら入力するなどミスがないようにしましょう。

誤字脱字や写真を忘れてないか確認

誤字脱字や写真の貼り忘れにも注意しましょう。


履歴書のミスはマイナス評価につながります。

履歴書自体を添付し忘れることがないよう確認は入念に行いましょう。

誤送信や遅れていなかったという凡ミスはありえないです。

小さなミスが大きな失敗につながります。

確認を怠ってはいけません。

「就活 履歴書」についてもっと詳しい記事はこちら

履歴書を送るときの正しいマナーを理解しよう

履歴書をメールで送る際はビジネスマナーを守ることが重要です。

履歴書に書かれている内容ももちろん重要ですが、ビジネスマナーを理解していない・守れていない、学生気分が抜けていないと判断されてしまうと選考に影響を与える可能性があります。

履歴書を送る際のマナーを理解し、選考と直接関係ない部分でマイナス評価を受けることは避けましょう。


就活で気を付けなければいけないマナーや応募書類の作成方法、面接対策など知っておくべきこと、注意すべきことが多くあります。

正しく理解できているか、気付かないうちに失敗していることはないか不安に感じたら、就活のプロに相談してみてはいかがでしょうか。

ヒトテクノロジーは書類作成、面接対策、ビジネスマナーなど就活に関する様々な疑問や悩みを解決します。


「知っておけばよかった」ではなく「知っていてよかった」と思えるようヒトテクノロジーへぜひご相談ください。

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