文例付き!参考にしたい就活の電話対応、折り返しの掛け方について

就活準備, 就職活動, インターンシップ, 面接対策
2021.11.16
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就職活動をするうえで、応募した会社に対し、どのように電話対応をしたら良いかと悩む学生は多いのではないでしょうか。

最初の会話の始め方や、質問の仕方、折り返しの電話をどのようにかけるかなど、悩むポイントがたくさんあります。

出来ないと尻込みしてしまう学生の方に、電話対応の方法を少しだけ辛口ですが文例付きで紹介します。
就活 電話対応

就活の電話対応とは

就職活動で、大変だと感じたり悩んだりするのは、面接や電話対応が多いのではないでしょうか。

採用担当者は、就活の電話対応や面接に対する受け答え、言葉遣いから、入社後に取引先や上司との連絡が正しく円滑に行えるかまで判断しています。

学生が悩むことが多く、就活で失敗する要因になりやすい電話対応について、電話に出た時と電話に出られなかった時の折り返しの掛け方について簡単に文例も交えて紹介します。

何社も受けているのに内定を貰えなくてショックを受けている方は、ぜひこちらの電話対応の文例をもとに、内定を貰えるまで頑張りましょう。

「面接 日程 メール」についてもっと詳しい記事はこちら

就活の電話にでるときのマナー

就活をしていると、書類選考に合格した後に、面接時間の連絡など、会社から連絡が来る機会が増えます。

また連絡が来るのは1社とは限りません。

面接日程の連絡は電話で連絡を取る企業も少なくありません。

現在はスマートフォンなどの携帯電話が普及しており、自分の携帯電話に着信が入る場合が多いでしょう。

突然、就活で応募した会社から連絡が来た時に慌てず対応する方法を紹介します。

電話に出る場所は静かなところで

携帯電話の普及に伴い、外出中でも気軽に通話が出来る時代です。

だからといって、外出中に外で電話に出るのは、周囲の喧騒で言葉が聞き取りづらく、何度も聞き返す事になり、相手に良い印象を与えません。

着信があった際は、3コール以内には通話を始めましょう。

もし3コール以内に通話を開始できない場合は、お待たせして申し訳ございませんと一言を添えてから、会話を始めましょう。

電話に出ないと内定に不利になると思ってしまいますが、騒がしい場所で電話を取るより、落ち着いた場所に移動し、電話が出来る状態になってから折り返し連絡しましょう。

第一声はもしもしと言わないようにしよう

電話を受ける際、友人や家族からの着信だと「もしもし」と出る事が多いでしょう。

ただ、就活や会社で電話を受ける際も「もしもし」と出るのはNGです。

「もしもし」とは、「申します申します」の略語なので、略語をビジネスシーンで使う事は好まれません。

応募している会社からの着信だと気づいているのであれば、ハッキリした発声で「はい、〇〇(名前)です」と自分の名前を名乗りましょう

電話は相手が切ってから切ろう

会話が終わり電話を終了するときは、相手が切るのを待ってから切りましょう

会話終了の直後にすぐ電話を切ってしまうのは切る音が耳に残ってしまうので良い印象を与えません。

もしお互い切らずに待ってしまう状況のときは、ありがとうございました、失礼しますと一声かけてから、電話を切る音がしないように静かに切りましょう。

このようなことができていなければ企業にも良い印象を与えません。

電話に出るときのマナーは社会人になったらできていないと困ることなので、今のうちから身に付けておきましょう。

電話に出られないときの対応

電話がかかってきたのに出られなかったら、内定を貰えないのではないだろうかと不安になるかもしれません。

すぐに出られるのが望ましいですが、電話に出られなくても、即座に内定に影響を及ぼすことはありません

悩む前に折り返し連絡をするタイミングを考えて電話連絡をしましょう。

ここからは、着信があったのに電話に出られなかった時の対応方法を紹介します。

落ち着いて対応できない場合

電話がかかってきた際、外出中の場合もあり、かつ室内でもすぐに電話対応ができるとは限りません。

すぐに落ち着いた場所に移動して、電話が出来る状態になるのであれば、伝え方としては、「ただいま外出しており落ち着いてお話できない状況です。

5分後に折り返しご連絡してもよろしいでしょうか?」といった形で折り返し連絡する方法があります。

その際、携帯電話に着信が残っているので電話番号は判明していますが、念のため、「折り返しの連絡先は今頂いている電話番号でよろしいでしょうか?」と一言添えると良いでしょう。

携帯電話に不在着信が入っていた場合

応募した会社から不在着信が残っていた場合は、午前中に着信があった際は、その会社の営業時間を確認し、お昼と退勤前の時間は避けて折り返し連絡をしましょう。

早いに越したことはないと、慌ててすぐに電話をかけてしまうのは、電話をかける時間と会社の業種によっては逆効果になることもあります。

特に12時~13時は大体の会社は昼休憩に入っている会社がほとんどなので、固定電話だと担当者が不在で、結局内容が伝わらない事が多いでしょう。

時間のロスが無いように採用担当者が在籍している時間をめがけて連絡しましょう。

会社の採用担当者が退勤前に連絡をしてきた場合は、慌てずに休み明けの平日に連絡をした方が良いこともあります。

不在時の電話をかけるタイミングは?

不在時に着信があり、折り返し電話で連絡をしたい時のタイミングについてお伝えします。

不在着信が入っていると気持ちが焦ってすぐ電話をかけたくなるかもしれません。

焦らず、落ち着いて判断しましょう。

まず留守電のメッセージが入っている場合は、内容に従い決められた日時に連絡をしましょう。

留守電が入っていない場合は、即日であればお昼時と退勤前は避けて電話しましょう。

もし土日が休みの会社で、不在着信に気が付いたのが、終業前のタイミングだった場合は、休み明けで会社が営業開始した1時間後をメドに折り返し連絡をしましょう。

電話に出られなかったからといって、焦ってすぐに電話を書けてしまうのは企業のことを考えず自分勝手な行動だと言えます。

必ず、時間を確認してから書け直しましょう。

電話を折り返し掛ける際の対応方法

ここまでは着信があった際の対応方法と、不在時に着信があり折り返し連絡をするタイミングはいつが良いのかとお伝えしました。

ここからは折り返し電話をかける際の対応方法を具体的に紹介していきます。

採用担当者名が分かっている場合

採用担当者名や折り返しの連絡先が分かっている場合は、電話をかけるタイミングによって最初の言葉を入れ替えて対応する場合もありますが、最初に「先ほどお電話をいただきました」と伝えた後に大学名や名前を名乗りましょう

その後に「お電話に出られず(を受けられず)申し訳ございません。

ただいまお時間よろしいですか」と会話を繋げて相手の対応を待ちましょう。

採用担当者名が分からない場合

採用担当者名が分からず折り返し連絡をする際は、上述した最初の言葉と名前を名乗った後に、「担当の〇〇様はいらっしゃいますか?」と言葉を追加しましょう。

電話を掛けたが採用担当者が不在だった場合

折り返し連絡をしたけれど採用担当者が不在だった場合は「担当の〇〇様のお戻りは何時ごろでしょうか?」「のちほど(明日)改めて私から連絡いたしますので、そのようにお伝えいただけますか」と伝えましょう。

電話を切る時の対応について

用件を話し終わり電話を切る際の対応は、最後に一言挨拶をしましょう。

電話を直接受けた際は、「お忙しいところ、ご連絡ありがとうございました。失礼します」と言葉を添えると良いです。

こちらから再度、連絡をする際は「ご連絡ありがとうございました」を、「またご連絡いたします」と差し替えて使いましょう。

電話をする際は、様々な場合を考えて連絡するのは当たり前です。

1パターンしか用意していないと、そのパターン以外のときに焦ってしまうのは自分です。

上記で述べたパターンを参考に複数用意しておきましょう。

「面接 言葉遣い」についてもっと詳しい記事はこちら

こんな時はどうしたら良い?例文を交えて紹介

ここまでは、電話に出るときや出られないときの対応、電話で折り返し連絡をする際の対応方法について紹介しました。

ここからは対応する中で、対応に困ったときの対応方法について例文を交えて紹介します。

電話の声が聞き取れない場合

電話を掛ける際、電波の状態で相手の声が聞き取れない事があります。

その際は焦らずに、「申し訳ありません。電波の状態が悪いようですのでもう一度お願いできますでしょうか?」と丁寧に、再度説明を求めましょう。

応募内容について質問したい場合

応募内容について質問をするときは、知りたい内容を簡潔にまとめて短時間で質問しましょう。

「応募内容について〇点お伺いしたいのですが今、お時間よろしいでしょうか?」と質問すると良いです。

面接の日程や時間を変更・調整したい場合

面接の日時が決まっているけど、時間や日程を調整して欲しい場合があります。

そんな時は、「申し訳ございません。面接の予定である○日にどうしても外せない用事が入ってしまいました。面接の日程および時間を調整していただくことはできますでしょうか」と事情を説明して丁寧に対応しましょう。

内定等の辞退を申し出したい場合

内定を辞退したいときは、辞退する理由も合わせて丁寧に対応しましょう。

対応例としては、「色々と検討しましたが、ご迷惑をお掛けいたしますが、今回は御社の内定(選考)を辞退させていただきたいと思い、お電話いたしました」と伝えると良いです。

電話で声が聞き取りづらい時や、企業に質問したいときなど企業に失礼のないようにするのが当たり前です。

上記のようなパターンを参考にすると良いでしょう。

就活の電話対応はプロに相談するのもあり

電話対応に慣れておらず、いきなり来た電話にどのように対応すれば良いか悩んでいる方は当キャリアコンサルタントに相談すれば的確なアドバイスをしてもらえます。

当社は、新卒採用で日本一の実績を誇る新卒採用プロデュースの会社です。

就活の電話対応以外にも、就活での不安など様々なアドバイスが受けられるのでぜひ活用してみましょう。

まとめ

就活の電話対応は慣れていないと不安になるでしょう。

電話に一回で出られない事について、内定への影響を気にする人も多いでしょう。

就活の電話では、まず大事なのは基本的な敬語の使い方を学ぶことです。

敬語を覚えて、上記で紹介した文例を元に対応すれば、電話対応に自信が持てます。

社会人になり仕事を始めると、今まで説明してきた事は出来て当たり前とみなされます。

就活で何社受けても不採用になると落ち込んでいる方は、基本的な敬語の使い方や対応方法が間違っている可能性が高いので、こちらの記事を読んで参考にしてみると良いでしょう。

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