面接の断り方を知っておこう!正しい面接辞退のマナーを確認しよう

就職活動, 面接対策
2021.12.17
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就職活動をしていると、選考まで順調に進んだけれど、面接日程の連絡が来てから、さまざまな理由があり面接を断りたいと考えたことが1度や2度あるのではないでしょうか。

企業にとって選考をした後で面接を断られるのであれば、早急に連絡をもらいたいと考えています。

なぜならば、企業にとって面接辞退されると、再度日程や時間調整をしなくてはならないからです。

どのように面接を辞退したら良いか悩んでいるうちに、面接日になり行かないで終わらせてしまう無断欠席は、上記のことから考えて、してはいけません。

面接の辞退で頭を悩ませている就活生に、面接辞退するときのマナーや、角の立たない断り方を解説します。

面接辞退するため、連絡を行わなくてはならない際に役立ててみましょう。
面接 断り方

面接の断り方のマナー

面接の辞退を申し出るとき、メールと電話のどちらで連絡をするか迷う人もいるでしょう。

基本的にはメール・電話のどちらでもマナー違反ではありません

メールの場合

メールを送信する場合、送り先の相手がいつ開封するのか分かりません。

面接日当日および翌日にメールを送信しても、採用担当者が不在で確認していないケースも想定できます。

面接日まで日程に少し余裕がある際はメールを送信しても構いません。

メールを送付する場合でも、営業時間内に送信することが望ましいでしょう。

営業時間内に送信することが難しいのであれば、夜分遅くに失礼しますというような、一言を添えると良いでしょう。

電話の場合

面接日が当日や明日に差し迫ってから面接辞退する際は、メールではなく電話連絡を必ずしましょう。

メールだと相手がメールを開封しているか確認できません。

メールを開封していない場合、無断欠席と捉えられてしまいます。

電話は営業時間内にかけましょう。

電話で辞退をするのは気まずいと感じる場合、面接辞退するための連絡は余裕をもってメールで連絡を入れましょう。

面接当日になって面接を辞退する場合、電話で伝えるのは気まずいからと言ってメールで伝えると採用担当者に見てもらえず無断欠席とみなされ、後悔することになるでしょう。

「面接 辞退 メール」についてもっと詳しい記事はこちら

当日でも面接は辞退できる?

面接辞退するのが面接当日になってしまった場合、面接日当日であっても連絡をすれば辞退はできるのでしょうか。

結論から言うと、当日でも連絡をすれば面接は辞退できます

面接当日に面接辞退することは企業側にとっては大きな痛手です。

事前に組んでいるスケジュールが変更になってしまうため、企業側の信用を失う可能性があります。

当日、面接辞退する際は、電話で採用担当者に直接伝えましょう

メールを送付しても、採用担当者が確認できておらず、伝わらないというリスクがあります。

直接会話できないリスクがあるからため、辞退の連絡は採用担当者が忙しい時間帯は避けましょう。

忙しい時間帯とは、始業時間、昼休憩前後、退勤直前は連絡が付かない可能性もあるため避けましょう。

採用担当者に電話をかけた際は次の用件を伝えましょう。

  1. 名前と面接の予定時間
  2. 面接辞退するお詫び
  3. 辞退理由

本来は採用担当者に直接面接辞退のことを伝えるべきですが、担当者と連絡が取れない場合は電話対応をしてくれた相手に伝言を依頼します。

電話連絡後、採用担当者である本人にもメールで面接辞退のお詫びと謝罪のメールを送信しましょう。

当日でも面接は辞退できますが、企業に迷惑がかかるだけでなく信用を失うことになるでしょう。

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面接辞退するときの注意点

面接を辞退するときの注意点を紹介します。

面接を辞退するために連絡した際、辞退の理由を聞かれることがあるでしょう。

面接を断り、辞退する理由を聞かれた際の対処方法も合わせて紹介します。

注意点を守って連絡をしましょう。

辞退の理由は丁寧に

面接の辞退を検討するのは、さまざまな理由があってのことですが、辞退理由を聞かれた際には、相手が納得できる理由を丁寧に答えましょう。

基本的には、一身上の都合により辞退いたしますという言葉で充分です。

他社から内定をもらいその企業で働くことを決めたのであれば、「他社から内定をいただき、検討した結果その企業でお世話になることにいたしました」というように率直に伝えましょう。

メールを送信する時間帯を考える

面接辞退の連絡は営業時間内に送信することを心がけましょう。

営業時間内にメールを送信できない場合、夜分遅くに失礼いたしますなど、用件を伝える前に一言添えると良いです。

本当に辞退してもよいのか整理する

辞退する前に自分の気持ちを整理しましょう。

選考で面接日程が決まった企業に対し、何が理由で辞退したいと考えるのかを見極めなくてはなりません。

辞退してしまった後で後悔しないか確かめる必要があります。

面接を辞退すると再度面接日程を調整するのは難しく採用率も下がるため、冷静に判断して決めましょう。

無断欠席はしない

面接を辞退する際、連絡をせずに面接に行かないで終了するような無断欠席はしてはいけません

採用担当者は、選考から面接まで関連部署とさまざまな調整をしています。

このため、無断欠席は採用担当者の手間をかけることにもなるため決してしてはいけません。

面接を辞退するとき、無断欠席をするという行為はありえません。

無断欠席をしているようでは社会人にはなれないでしょう。

面接の辞退理由別の例文

面接を辞退するのは気が引けるため、どのように伝えれば良いのだろうと悩む人も多いでしょう。

面接を断り、辞退する理由を大きく分けて4つのシチュエーションに分けて例文を紹介します

せひ参考にしてみましょう。

他社から内定をもらった場合

面接を辞退する理由として多いのは、面接日程の連絡をもらった時点で、他社より内定通知をいただいている場合でしょう。

面接を辞退する企業が、すでに内定をいただいている企業と同じ業界である際は、仕事を通じて接点をもつ機会もあるでしょう。

将来的なことも考えて、ネガティブな印象にならないようにすることが大事です。

文章は「先日他社から内定をいただき、検討した結果、そちらの会社でお世話になる決意を固めました。恐れ入りますが予定していた面接辞退いたしたく連絡差し上げました。」と理由を添えましょう。

企業風土に合わないと感じた場合

選考で面接まで進み、企業の情報を深く知るうちに、応募したときのイメージとギャップを感じたり企業風土と合わないと感じたりすることもあるでしょう。

面接辞退する際の文章は、「面接に際し企業理解を深める中で、当初自分が描いていたイメージと隔たりが大きくなりました。自分自身の能力をあらためて考慮した結果、貴社に貢献することが難しいと感じております。恐れ入りますが、予定していた面接辞退いたしたく、連絡差し上げました。」と理由を添えましょう。

体調不良の場合

面接の日程が近くなってから体調を崩してしまった際、面接の辞退は、率直に体調不良のお詫びを文章に添えて連絡しましょう。

企業によって対応は異なりますが面接の日程を調整してくれる可能性があります。

辞退の文章は、「誠に申し訳ございません。体調不良のため、面接にお伺いできなくなりました。予定していた面接辞退いたしたく、ご連絡差し上げました。」と理由を添えましょう。

家庭の事情による場合

家庭の事情により面接を辞退するのであれば、家庭の事情は詳細不要です。

仕事とは違いプライベートな内容が含まれるためです。

簡潔にまとめて、家庭の事情により就業できないという言葉を添えましょう。

辞退する文章の例文は次の通りです。

「家庭の事情により、就業が困難な状況となりました。面接辞退いたしたく、ご連絡差し上げました。」
面接を辞退する理由の回答例を紹介しましたが、これを真似して答えていると自分で伝えることができない社会人になるでしょう。

「就活 面接」についてもっと詳しい記事はこちら

まとめ

面接の辞退についてどのように企業に伝えるべきか、いくつか例文を交えて解説しました。

面接を断り辞退するには連絡が必要です。

面接辞退する際は、辞退を決意したら速やかに連絡をしましょう。

当日、面接辞退された場合でも企業側の採用担当者は対応します。

ただ、多数の応募者の日程を調整し、面接官が所属する部署の仕事のスケジュールも調整しているため、辞退をされた後のスケジュール調整はとても難しくなります。

面接の辞退は気まずくて言いにくいとと考えるかもしれません。

しかし企業側は速やかに連絡が欲しいと考えています。

面接を辞退するときの理由をどのように伝えれば良いか分からないという場合はヒトテクノロジーに相談しましょう。

的確なアドバイスをして、就活生をサポートします。

また、就職活動をする際に不安に思っていることや相談したいことなどがあればヒトテクノロジーに相談して悩みを解決しましょう。

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