企業に電話をしてはいけない時間がある?タイミングとマナーについて解説

就活準備, 就職活動
2022.03.11
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就活中に企業へ電話をかける機会は数多くあるでしょう。

その際、電話のマナーを身に付けておかなければマイナス評価を受けてしまうことがあります。

評価を下げないために、マナーはもちろん敬語や丁寧語の使い方に気を付けなければいけません。

忙しい時間帯に電話をかけてしまうと担当者の手間を増やしてしまうため、電話をかける時間にも気を配る必要があります。

企業に電話をしてはいけない時間

企業に電話をかけてはいけない時間帯とは?

就業時間中なら、いつでも電話して良いのではと思うかもしれませんが、担当者にも本来の業務があります。

そのことを考慮し、下記の時間帯を避けて電話をかけましょう。

始業直後

業務が始まって間もない時間に電話をするのは避けましょう。

始業直後の時間だと朝礼を行っていることがあります。

始業前は、朝礼以外にも前日の引継ぎやメールチェックなど、1日の中でも忙しくしていることが多い時間帯でもあります。

連絡は早めが良いのは確かですが、早すぎるのも良くありません。

緊急な要件でなければ、始業直後の電話は控えましょう。

昼休憩の時間帯

昼休憩の可能性が高い時間帯に電話をかけるのは避けましょう。

昼休憩の時間帯に電話をかけても、担当者が離席していて直接話すことができない可能性があります。

また、12〜13時などの時間帯は常識的に考えて昼休憩の時間帯です。

このため、その時間帯に電話をかけるのは常識がないと思われてしまう可能性があるでしょう。

終業間際

終業間際に電話をかけるのもやめましょう。

始業直後の時間帯と同じで終業間際も慌ただしいことが多いため、その時間帯に電話をかけてしまうと担当者の手を止めるだけでなく、負担を増やし迷惑をかけることもあります。

また、終業間際に電話をかけても対応は翌日に持ち越しになったり、即応しなければいけない場合は、担当者に残業をさせてしまったりすることになるかもしれません。

このため、担当者に負担をかけないようにするためにも終業間際の電話は控えましょう。

営業時間外

企業から電話がかかってきたことに気付かず、急いで折り返しの電話をするときも営業時間を過ぎている場合は、折り返しの電話をかけるのは避けましょう。

営業時間外は電話に出てもらえない可能性が高く、電話がつながったとしても営業時間後に残っているということは、残業して処理しなければいけない仕事をしているということが多いでしょう。

そのタイミングで電話をかけると、仕事を増やしてしまうことになります。

また、営業時間外の電話は非常識と思われる可能性もあるため、焦らず翌日に電話をかけるようにしましょう。

相手の都合を考えて電話をかける意識を持つことが大切です。

営業時間外や昼休憩中に電話をかけるとは非常識と思われるでしょう。

「就活 電話」についてもっと詳しい記事はこちら

企業に電話をかけても良い時間

企業に電話をかけてはいけない時間帯を伝えてきました。

では、どの時間帯に電話をかけるのが良いのでしょうか。

企業が指定した時間帯

企業から電話をする時間帯が指定されていれば、その時間が上記で紹介した電話をかけてはいけない時間帯であっても問題はありません。

企業が指定している以上、迷惑がかからないか心配する必要も印象を損なうこともありません。

ただし、電話をする前に時間の確認をしましょう。

指定された時間とは違う時間に電話をかけると対応はしてくれるかもしれませんが、注意力不足、確認不足という印象を与えてしまいます。

時間を指定されなかった場合

企業から時間の指定がない場合は、午前中なら10〜12時、午後なら14〜16時の間に電話をかけるようにしましょう。

10〜12時は始業直後の慌ただしさが落ち着いた頃で、14〜16時は午後の業務が始まって少し時間が経過しているため、落ち着き始める時間のことが多いです。

この2つの時間帯であれば、担当者も余計な手間をかけずに済むため、心証を悪くすることも迷惑をかける可能性も低いでしょう。

指定時間を間違えると、「注意力・確認不足」と思われ印象が悪くなります。

急ぎの要件以外は、10〜12時、14〜16時の間に電話するよう心がけましょう。

企業への電話のかけ方

就活で企業に電話をかける際は、どう話せば良いのか疑問や不安を感じることが多いでしょう。

要件を間違いなく伝えることは大切ですが、電話をかける際のマナーを守ることも重要です。

挨拶をしてから自己紹介をする

相手が電話に出たら、まず「お忙しいところ、恐れ入ります」と、挨拶の言葉を伝えます。

次に自分がどこの誰なのかを伝えるため、名前と大学名を名乗りましょう。

相手から尋ねられてから名乗るのは失礼になり、電話のマナーとしても良くありません。

挨拶と自己紹介はできて当たり前であるため、しっかりと自分はどこの誰であるのかを伝えましょう。

採用担当者に電話を取り次いでもらう

電話をかけた際に、電話に出た相手が担当者とは限りません。

ほとんどの場合、担当者とは違う人が電話に出るため、挨拶と簡単な自己紹介をした後、担当者に電話を取り次いでもらいましょう。

名前と大学名を名乗ることで就活生だと分かるため、電話に出た相手に要件を伝えなくても問題ありません。

要件を簡潔に伝える

担当者には他の業務もあるため、無駄な時間を使わせないよう要件を簡潔に、かつ早口にならないように注意して伝えましょう。

このためには、事前にどう話せば良いか考えておく必要があります。

締めの挨拶をしてから切る

要件を伝えたら、最後に「お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします。」と時間を割いてもらったことへのお礼を伝えましょう。

お礼の言葉で電話を締めるのがマナーです。

お礼の言葉を伝えれば、丁寧でマナーが身に付いている人物というポジティブな印象を与えることができるため、忘れずにお礼の言葉を伝えましょう。

挨拶と自己紹介は基本です。

忘れないよう、電話で話す流れを意識しましょう。

また、要件を伝えても最後にお礼を伝えなければ意味がありません。

企業に電話をかける際の注意点

企業に電話をかける際の注意点を確認しましょう。

注意点を知らず、気付かないうちに評価を下げていたということにならないようにしましょう。

静かな場所で電話をかける

電話は静かな場所でかけるのがマナーです。

周りが騒がしい場所で電話をかけると、お互いの声が聞き取りにくくなるため、連絡ミスをする可能性が高く、印象も悪くなります。

就活以外の場面でも静かな環境で電話をかけるのはマナーです。

マナーが身に付いていないと思われないよう、静かな場所で電話をかけるようにしましょう。

言葉遣いに気を付ける

電話をかける際は、正しい敬語・丁寧語で話せているか注意が必要です。

電話は顔が見えない分、言葉遣いと話し方が重要になります。

社会人としての言葉遣いができているか、厳しく確認している担当者もいるでしょう。

少しくらい敬語や丁寧語ができていなくても大丈夫だろうと、勝手に判断してはいけません。

要件を間違いなく伝えるのと共に、正しい言葉遣いと話し方を意識しましょう。

電話内容をメモする

担当者と電話で話す内容は、必ずメモを取りましょう。

メモをとっておらず、電話で話した内容を忘れてしまっても、電話をかければ教えてもらえるかもしれません。

しかし、1度話した内容について電話をかけて聞き直すのは、間違いなくマイナス評価になるでしょう。

音が途切れて聞き取れなかったという場合は、音が途切れたことを伝えてもう1度話してもらうようにしましょう。

これはマナー違反でも、印象を損ねることはありません。

メモをする際は、日時など重要なことを復唱すると自分自身も書き間違いがなく、担当者も言い間違いがないか確認できるため復唱するようにしましょう。

適切な時間、マナー、注意点、などが欠けていたら評価を下げることになります。

また、電話内容を間違えて覚えると選考に影響を与えるため、メモを取って記録に残しましょう。

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電話のマナーも評価されることを忘れずに

就活で行う全ての行動は、担当者に評価されていると考えましょう。

電話も評価対象の1つです。

自分では評価対象にならないと思っていても、非常識であったりマナーが守れていなかったりする場合は悪い印象を与えてしまうでしょう。

電話をかける適切な時間や電話をかける流れ、マナー、正しい言葉遣い、注意点を確認して、マイナス評価を受ける要因を無くしていきましょう。

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就活の不安や悩みをそのままにせず、ぜひヒトテクノロジーにご相談ください。

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